Scanner für ecoDMS einrichten mit Scaninput Ordner

Der ecoDMS Scaninput Ordner dient dazu, in ecoDMS einen Scanner einrichten zu können, um direkt in einen verfügbaren Ordner im Netzwerk Scannen zu können. Ich werde hier versuchen, die erforderlichen schritte so gut wie es geht allgemein-gültig darzustellen. Alle schritte werden von mir auf dem Scanner Brother ADS-2800W dargestellt.

Vorwort

Prinzipiell ist es kein Hexenwerk das Scaninput Verzeichnis einzurichten. Jeder, der schon einmal einen Scanner zum speichern der eingescannte Dokument in einen Netzwerk-Ordner eingerichtet hat, wird keine Probleme haben. Der Scaninput Ordner wird übrigens seit ecoDMS Version 12.05 unterstützt, wobei ich natürlich hoffe, dass du mindestens die Version 14.08, bzw. 16.09 oder neuer am Start hast 😉

Als kleinen hinweis möchte ich noch sagen, dass das ecoDMS Archiv natürlich auch direkt Dokumente vom Scanner via TWAIN/WIA/SANE Schnittstelle holen kann. Allerdings ist der scaninput Ordner die von ecoDMS empfohlene Methode um Dokumente einzuscannen, da nur so die automatische Vorlagen-Erkennung funktioniert. Da ich das außerdem für den einzig “gescheiten” weg halte, werde ich in meinem Blog auch nur diese Methode vorstellen.

Psssst: In den Ordner kann man übrigens auch direkt PDF Dateien speichern, die müssen ja nicht unbedingt vom Scanner kommen ?

Linux-Server

Wer seinen ecoDMS Server auf Linux betreibt (Raspberry, Docker, etc. eingeschlossen) wird die geringsten Probleme mit der Freigabe des scaninput Ordners haben. Dieser wird nämlich bei der Server-Installation von ecoDMS automatisch angelegt und freigegeben, bzw. muss ein Pfad angegeben werden (Docker).

Pfad + Kennwort

Alle lokalen Pfade zu den ecoDMS Scaninput Ordnern kann man direkt beim Hersteller nachlesen!

Der SMB-Pfad zum freigegebenen scaninput Ordner für einen Linux-Server von ecoDMS, wird also wie folgt auf dem Scanner angegeben:

hostname-des-ecoDMS-Serverscaninput

Benutzername: dmsscanner

Kennwort:         dmsscanner

Windows-Server

Bei einem ecodms-Windows-Server ist das ganze etwas, sagen wir komplizierter, einzurichten. Der Ordner wird während der Installation leider nicht automatisch freigeben.

Nichtsdestotrotz wird er aber angelegt, bei der Version 16.09 unter %ProgramData%ecodmsworkdirscaninput. (Alle lokalen Pfade zu den Scaninput Ordnern kann man direkt beim Hersteller nachlesen!) Dieser muss also anschließend noch manuell freigeben werden.

Einen Ordner unter Windows freizugeben fällt unter Umständen nicht allen leicht. Leider kann es dabei an recht vielen stellen zu Problemen kommen. Und auch wenn unter Windows alles passt, mache Scanner haben ihre Probleme mit Windows-Freigaben. Sowohl wenn diese ohne, als auch mit Kennwort freigeben sind…

Aus dem Blog
Die Lösung: OneDrive kann keine Verbindung mit Windows herstellen

Ich werde daher einen alternativen Weg über einen FTP Server vorstellen. Das funktioniert meiner Erfahrung nach am besten.

Wer es sich zutraut, kann aber natürlich den Ordner freigeben und diesen normal über SMB-Pfadangabe am Scanner einrichten. Im Normalfall lautet der Pfad dann: hostname-des-ecoDMS-Serverscaninput

FTP-Server installieren

Der Einfachheit und Bekanntheit halber, habe ich mich für den kostenfreien Filezilla FTP-Server entschieden. Dieser wird einfach auf dem zukünftigen ecoDMS Server installiert.

Bei der Installation kann man alle Felder mit “Weiter” bestätigen, lediglich beim vorletzten und letzten Fenster sollten ein paar Einstellungen kontrolliert bzw. geändert werden.

Filezilla Server Installation zum einrichten des ecoDSM Scaninput Ordners auf Windows
Hier muss die Default Einstellung ausgewählt sein, außer ihr wollte den Server jedes mal manuell starten 😉
Filezilla Server Installation zum einrichten des ecoDSM Scaninput Ordners auf Windows
Wählt jedoch bei den interface Settings “Start manually”, damit nicht jedes mal die Oberfläche zum Server angezeigt wird.

Filezilla Einrichtung

Folgt einfach den Schritten auf den Bilder. Wir legen jetzt den Benutzer dmsscanner als Benutzer des FTP-Server an, und weisen ihm alle Rechte auf das scaninput-Verzeichniss (C:ProgramDataecodmsworkdirscaninput) zu. Außerdem legen wir es als “Home” verzeichniss fest, da wir so keinen Pfad mehr angeben müssen.

Hinweis: Der Benutzername und das Kennwort können natürlich beliebig gewählt werden!

Filezilla Server starten zum einrichten des ecoDSM Scaninput Ordners auf Windows
Mit dem Server verbinden
Filezilla Server ecoDMS Userverwaltung
Benutzerverwaltung öffnen
FilFilezilla Server ecoDMS User anlegen
Neuen Benutzer anlegen
Filezilla Server ecoDMS User anlegen
Namen vergeben
Filezilla Server ecoDMS User-Passwort setzen
Passwort setzen. Hinweis: Viele Scanner können sich nicht verbinden, wenn der Benutzer kein Kennwort benötigt!
Filezilla Server ecoDMS User Ordner hinzufügen
Lokalen scaninput-Ordner für den Benutzer hinzufügen. C:ProgramDataecodmsworkdirscaninput
ecoDMS scaninput Ordner zum FTP User hinzufügen
Der Buchstabe H vor dem Ordnerpfad bedeutet, dass dieser Ordner die “home dir” des Benutzers ist. Dadurch müssen wir auf dem Scanner keinen Pfad mehr angeben, sondern nur den Computer-Namen.

Das Fenster noch mit OK schließen. Danach kann man das Filezilla Server Interface einfach schließen. Der Server läuft trotzdem als Dienst im Hintergrund weiter.

ecoDMS Scanner einrichten für Scaninput Ordner

Wie gesagt, auf eurem Scanner sind die schritte eventuell etwas anders. Aber damit ihr euch zumindest etwas leichter tut, hier die Einrichtung des ecoDMS scaninput ordners auf meinem Brother ADS-2800W. Die Einrichtung erfolg über die Weboberfläche des Gerätes (WLAN oder LAN muss verbunden sein, IP-Adresse am Gerät selber oder z.B. über Fritz-Box herausfinden)

Einrichtung des Scanners für FTP

ADS-2800W FTP Profil einstellen
Zuerst müssen wir ein Profil auf FTP stellen, damit wir anschließend FTP Einstellungen konfigurieren können. Ich nehme hier beispielhaft Profil 5, welches ist egal!
ADS-2800W FTP Profil wählen
Nun bearbeiten wir die Einstellungen von Profil 5
ADS-2800W FTP Profil bearbeiten für den ecoDMS Scaninput Ordner
Die FTP Einstellungen finden wir ganz oben. Host-Adresse ist der Hostname oder die IP-Adresse des ecoDMS Servers. Benutzername ist der im FTP Server angelegt Benutzer.
Das Kennwort für den Benutzer haben wir beim anlegen des FTP-Benutzers vergeben. Zielordner müssen wir nicht angeben, da ja der Standard-Ordner (Home-Ordner) des Benutzer der Scaninput Ordner ist.

Die anderen Einstellungen könnt ihr individuell vergeben. Ich habe mir beispielsweise 4 Profile zum Scannen angelegt. (Aber die im Bild beschriebenen technischen Einstellungen bleiben ja immer gleich ;)) Meine Einstellungen findet ihr unter dem Punkt meine Favoriten

Einrichtung des Scanners für SMB

ADS-2800W SMP Profil einstellen
Zuerst müssen wir ein Profil auf Netzwerk stellen, damit wir anschließend SMB Einstellungen konfigurieren können. Ich nehme hier beispielhaft Profil 1, welches ist egal!
ADS-2800W SMP Profil wählen
Nun bearbeiten wir die Einstellungen von Profil 1
ADS-2800W SMP Profil bearbeiten für Scaninput Ordner
Die technischen SMB Einstellungen finden wir ganz oben und ganz unten. Host-Adresse ist der Hostname oder die IP-Adresse des ecoDMS Servers. Benutzername ist Standardmäßig dmsscanner und das Kennwort lautet dmsscanner. Der Netzwerkordnerpfad baut sich immer aus HOSTNAMEFREIGABEORDNERNAME auf.

Favoriten

Meine Favoriten

Einstellungen

ProfilnameFarbeFormatQualitätZweck
ecoDMS A4GrauA4300DPINormale Dokumente
ecoDMS A4 FarbeFarbeA4300DPIDiagramme, Broschüren, Gutscheine, Versicherungspolicen
ecoDMS A4 HQFarbeA4600DPIZeugnisse, Zertifikate, Amtliche Dokumente (z.B. Geburtsurkunde)
ecoDMS AutoGrauAuto300DPINormale nicht A4 Dokumente (Krankmeldung, Kassenzettel)

Sonstige Einstellungen (bei allen gleich):

DateitypPDF mehrseitig
DateigrößeMittel
Auto AusrichtungAuto
Leerseite überspringenEin
2-seitiger Scanlange Kante
Fortlaufender ScanAus
PIN zur Authentifizierung verwendenAus

Einrichten der Favoriten am Gerät

Brother ADS-2800W Favoriten Menü öffnen
Brother ADS-2800W Favorit hinzufügen
Brother ADS-2800W Favorit auf SMB einstellen
Brother ADS-2800W Favorit Format für ecoDMS Scaninput Ordner auswählen.
Brother ADS-2800W Favorit Format für ecoDMS Scaninput Ordner bestätigen
Brother ADS-2800W Favoriten Namen vergeben
Brother ADS-2800W Favoriten als One Touch Favorit festlegen.

About Simon

Hi 👋 ich bin Simon Müller. Gründer des Blogs simon42 & bekennender vollblut- und Berufs-Nerd. Hier schreibe ich ehrlich und mit Leidenschaft über alle Smart Home und Technik Themen, die mir im Leben begegnen oder mich aktuell interessieren. Mein Zuhause wurde bereits von Sprachassistenten übernommen und längst habe ich die Kontrolle über die Anzahl der smarten Geräte verloren 😁 Kaffeespende für den Author

2 Gedanken zu „Scanner für ecoDMS einrichten mit Scaninput Ordner“

  1. Hey, habe Deinen Blog bei der Einrichtung meiner EcoDMS-Umgebung gefunden. Echt super Tipps hier! Ich habe leider auch das Passwort für den Scaninput nicht gefunden. Das hier gezeigte stimmt leider nicht, auch ecodms / ecodms funktionieren nicht. Auch mit den angelegten Userdaten komme ich nicht rein. Finde weder in der Anleitung was noch im Netz… Hast Du einen Tipp für mich?

    Gruss Daniel

    PS: Kennst Du ein Forum zum Thema EcoDMS? Man ließt immer nur wieder von deren eigenem Forum, das scheint aber nicht mehr zu existieren….?

    Antworten
    • Hey Daniel,
      danke für dein Kommentar! Nun, das Kennwort lautet (dachte ich zumindest) im Default immer ecodms… Wie hast du denn deine Umgebung installiert? All in One / Windows Server + Client / Linux Server + Windows Client?

      LG
      Simon

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