“Braucht man wirklich einen Systemüberblick zum ecoDMS System?”, dachte ich. Ich denke schon. Da das System so durchdacht ist, sollte man sich bevor man anfängt im klaren sein, was alles benötigt wird, wie man es machen könnte und wie alles zusammenhängt.

Eines vorweg: Dieser Artikel ist für Leute, die wirklich mit ecoDMS Archiv arbeiten wollen. Wenn man sich ecoDMS nur angucken möchte: All in One Installation uns los geht’s! Wenn man aber seine gesamten (oder teilweise) Ordner in ecoDMS archivieren und dann wegschmeißen will, bitte weiterlesen 😉

Grundlegendes zum Systemaufbau

ecoDMS ist als Client – Server System konzipiert. Nicht erschrecken, es wird nicht sonderlich kompliziert. Das bedeutet nur, man hat beim Systemaufbau mehrere Möglichkeiten:

Variante 1: All in One Installation

Alle Komponenten von ecoDMS (im wesentlichen Client und Server) werden auf einem Computer installiert. Ist insgesamt sehr einfach, hat aber meiner Ansicht nach auch einen paar nachteile:

Zum einscannen von Dokumenten muss der Computer eingeschaltet sein, da der Scanner ja auf den ecoDMS Server scannen muss! Klingt nicht schlimm, zugegeben. Aber der große Vorteil von ecoDMS ist ja eigentlich der, dass die Post ankommt, man scannt diese ein und schmeißt sie weg. Wenn man dann mal etwas Luft hat, fährt man den Computer hoch, öffnet den Client und guckt sich die neue post an und ordnet nicht automatisch erkannte Dokumente manuell zu.

Natürlich kann man die Scans auch erstmal woanders speichern und wenn man den Computer wieder anschaltet, auf diesen übertragen und nachträglich archivieren. Das halte ich aber persönlich für eine gefährliche “Halblösung”. Wenn man das mal vergessen sollte oder versehentlich die Scanndateien löscht, wars das. Diese Dokumente sind dann weg.

Und wer jetzt sagt: “Ja, mann kann die Dokumente ja so lange aufheben, bis sie archiviert sind”. Klar, aber warum sollte man, wenn man doch genau davon wegkommen will und es eine andere Möglichkeit gibt:

Variante 2: Client – Server Installation

Server

Der”Server” bedeutet nur, das beispielsweise auf einen ausgedienten Windows-Laptop, welcher die Systemanfroderungen vom ecoDMS Server erfüllt, die ecoDMS Serverinstallation ausgeführt wurde. Dieser Laptop steht irgendwo in der nähe des Routers und auf ihm läuft der ecoDMS Server und die Datenbank. Dieser “Server” bleibt die ganze Zeit eingeschaltet, da man so jederzeit ein Dokument einscannen und den Client öffnen kann. Ohne aktiven Server ist der Client nutzlos!

Client

Der Client wird auf einem normalen Computer oder Laptop installiert. Danach wird er gestartet, man gibt den Host-Namen des Servers an, fertig.

Scanner

Wenn der ecoDMS Server das Herz von ecoDMS ist, dann ist der Scanner der Kopf. Oder wohl zumindest die Augen, denn mit dem Scanner wirst du deine aktuell in Papierform vorhandenen Dokumente digitalisieren. Sowohl zum den allgemein Voraussetzungen Scannern für ecoDMS, als auch zu konkreten Scanner-Empfehlungen habe ich bereits einen Artikel hier auf meinem Blog geschrieben.

Scaninput Ordner

Dieser Ordner ist fester Bestandteil des ecoDMS Servers. Da hier immer wieder große unklarheit Herrscht, noch ein paar Worte zu diesem ominösen Ordner:

  • Dieser Scaninput Ordner wird zum Beispiel bei der Installation auf Linux automatisch freigegeben und hat nur den Sinn, dass euer Scanner seine Dokumente direkt in diesen Ordner im PDF Format speichern soll.
  • Dieser Ordner wird vom ecoDMS Server überwacht und alle Dokumente in diesem Ordner werden in die ecoDMS Datenbank kopiert und anschließend gelöscht.
  • Um die Speicherung von gescannten Dokumenten in diesen Ordner einzurichten, habe ich bereits eine Anleitung geschrieben.

Das wars schon zum grundlegenden Systemaufbau! Macht euch Gedanken, was ihr wollt und dann gehts weiter mit der Installation vom Server. Zur All in One installation werde ich hier keine Anleitung bereitstellen, diese ist wirklich zu einfach 😉

Du hast noch fragen? Dann fragt doch in den Kommentaren!