Die Ordnerstruktur von ecoDMS stellt die Grundlage für ein übersichtliches Dokumentenmanagement dar. Ich persönlich habe meine Ordner-Struktur einige male ändern müssen, weil Dokumente unlogisch zugeordnet waren, Ordner doppelt angelegt waren, etc.

Damit euch das nicht passiert, hier meine Anleitung zur Ordnerstruktur in ecoDMS.

Benamung der ecoDMS Ordnerstruktur

Die Ordner-Namen, diese habe ich am meisten geändert. Ich hab mich jetzt final dazu entschieden, die Ordner immer wie folgt zu benennen. Sowohl bei mir, als auch bei bekannten, denen ich mit der Einrichtung geholfen habe. Man findet sich so, denke ich, am leichtesten zu recht:

1ster Namens-Baustein2ter Namens-Baustein3ter Namens-Baustein
Herstellername/Lieferant/GesellschaftsnameRufname/ObjektnameKundennummer/Vertragsnummer

Also beispielsweise, für einen Bausparvertrag bei der LBS mit der Vertragsnummer 1234567890, heißt der Ordner:

LBS Bausparvertrag 1234567890

Wenn ihr jetzt keine 2 Verträge bei der LBS habt, reicht natürlich auch LBS Bausparvertrag als Name. Die Vertragsnummer könnte man auch nachträglich noch zum Ordner-Namen hinzufügen, sobald man einen 2ten hat.

Vorlagen-Name durch Ordner-Namen

Diese Namensstruktur hat noch einen anderen Vorteil. Man kann die Vorlagen genau so benennen, und findet diese einfach wieder!

Für einen Kontoauszug des Bausparvertrags, heißt die Vorlage zum Beispiel:

LBS Bausparvertrag 1234567890 Kontoauszug

Das bedeutet weiterhin:

  • Alle Vorlagen der LBS stehen untereinander
  • Man sieht schon anhand des Ordners und der Dokumentenart, welche Vorlage erkannt, oder fälschlicher weise erkannt, wurde
  • Man sieht eines der Kriterien (Schlagwörter) für die Vorlage (in diesem Fall die Vertragsnummer) direkt im Vorlagen-Namen.
  • Wenn man mal einen Kontoauszug manuell zuordnen muss, muss man nur den Anfangsbuchstaben der Gesellschaft im Vorlagen-Fenster eingeben und kann die Vorlage anwenden. Also kein ewiges suchen mehr im Vorlagen-Fenster!

Unterordner

In diesem Punkt scheiden sich die Geister. Aber ich bitte euch diesen Abschnitt trotzdem zu lesen und euch zu überlegen, ob diese Unterordnerstruktur vielleicht mehr sinn mach als die, die ihr im sinn hattet.

Bleiben wir mal beim Thema Bausparvertrag. Wir haben jetzt 2 Möglichkeiten

Möglichkeit einer ecoDMS Unterordnerstruktur

So sollte man es meiner Ansicht nach nicht machen: Wir legen uns unter dem Ordner LBS Bausparvertrag 1234567890, Unterordner mit dem Namen Kontoauszug, Informationen, etc. an.

Hier stichpunktartig einige Nachteile dieser Struktur:

  • Man hat irgendwann immens viele Unterordner.
  • Man hat viele Ordner, die alle den gleichen Namen tragen (Beispielweise Kontoauszug)
    • der Unterordner, in dem ein Dokument liegt, wird in ecoDMS angezeigt
    • Daher sieht man nicht mehr auf Anhieb, zu welcher Gesellschaft (LBS) der Kontoauszug eigentlich gehört
  • Die Ordner wie Kontoauszug, Informationen, etc. stellen redundante Informationen dar, da diese auch anhand der Dokumentenart ersichtlich sind
ecoDMS Ordnerstruktur mit Unterordnern der Dokumenten

Möglichkeit Dokumentenart anstatt Ordnerstruktur

So sollte man es meiner Ansicht nach machen. Anstatt sich in Unterordnern zu verlieren, hat man nur den Ordner LBS Bausparvertrag 1234567890. In diesem sind alle Dokumente, die diesen Bausparvertrag betreffen. Und anhand der Dokumententypen kann man direkt visuell sehen, um was für ein Dokument es sich handelt.

ecoDMS sinnvolle Ordnerstruktur mit Unterordnern der Dokumente und Dokumentenarten

Prinzipiell war es das auch schon. Klar, gibt es immer mal wieder ausnahmen. Aber so habe ich 90% aller meiner Ordner in ecoDMS benannt. Wie habt ihr eure ecoDMS Ordnerstruktur angelegt?