Sinnvolle Ordnerstruktur für ecoDMS

Die Ordnerstruktur von ecoDMS stellt die Grundlage für ein übersichtliches Dokumentenmanagement dar. Ich persönlich habe meine Ordner-Struktur einige male ändern müssen, weil Dokumente unlogisch zugeordnet waren, Ordner doppelt angelegt waren, etc.

Damit euch das nicht passiert, hier meine Anleitung zur Ordnerstruktur in ecoDMS.

Benamung der ecoDMS Ordnerstruktur

Die Ordner-Namen, diese habe ich am meisten geändert. Ich hab mich jetzt final dazu entschieden, die Ordner immer wie folgt zu benennen. Sowohl bei mir, als auch bei bekannten, denen ich mit der Einrichtung geholfen habe. Man findet sich so, denke ich, am leichtesten zu recht:

1ster Namens-Baustein2ter Namens-Baustein3ter Namens-Baustein
Herstellername/Lieferant/GesellschaftsnameRufname/ObjektnameKundennummer/Vertragsnummer

Also beispielsweise, für einen Bausparvertrag bei der LBS mit der Vertragsnummer 1234567890, heißt der Ordner:

LBS Bausparvertrag 1234567890

Wenn ihr jetzt keine 2 Verträge bei der LBS habt, reicht natürlich auch LBS Bausparvertrag als Name. Die Vertragsnummer könnte man auch nachträglich noch zum Ordner-Namen hinzufügen, sobald man einen 2ten hat.

Vorlagen-Name durch Ordner-Namen

Diese Namensstruktur hat noch einen anderen Vorteil. Man kann die Vorlagen genau so benennen, und findet diese einfach wieder!

Für einen Kontoauszug des Bausparvertrags, heißt die Vorlage zum Beispiel:

LBS Bausparvertrag 1234567890 Kontoauszug

Das bedeutet weiterhin:

  • Alle Vorlagen der LBS stehen untereinander
  • Man sieht schon anhand des Ordners und der Dokumentenart, welche Vorlage erkannt, oder fälschlicher weise erkannt, wurde
  • Man sieht eines der Kriterien (Schlagwörter) für die Vorlage (in diesem Fall die Vertragsnummer) direkt im Vorlagen-Namen.
  • Wenn man mal einen Kontoauszug manuell zuordnen muss, muss man nur den Anfangsbuchstaben der Gesellschaft im Vorlagen-Fenster eingeben und kann die Vorlage anwenden. Also kein ewiges suchen mehr im Vorlagen-Fenster!

Unterordner

In diesem Punkt scheiden sich die Geister. Aber ich bitte euch diesen Abschnitt trotzdem zu lesen und euch zu überlegen, ob diese Unterordnerstruktur vielleicht mehr sinn mach als die, die ihr im sinn hattet.

Bleiben wir mal beim Thema Bausparvertrag. Wir haben jetzt 2 Möglichkeiten

Möglichkeit einer ecoDMS Unterordnerstruktur

So sollte man es meiner Ansicht nach nicht machen: Wir legen uns unter dem Ordner LBS Bausparvertrag 1234567890, Unterordner mit dem Namen Kontoauszug, Informationen, etc. an.

Hier stichpunktartig einige Nachteile dieser Struktur:

  • Man hat irgendwann immens viele Unterordner.
  • Man hat viele Ordner, die alle den gleichen Namen tragen (Beispielweise Kontoauszug)
    • der Unterordner, in dem ein Dokument liegt, wird in ecoDMS angezeigt
    • Daher sieht man nicht mehr auf Anhieb, zu welcher Gesellschaft (LBS) der Kontoauszug eigentlich gehört
  • Die Ordner wie Kontoauszug, Informationen, etc. stellen redundante Informationen dar, da diese auch anhand der Dokumentenart ersichtlich sind
Aus dem Blog
IKEA TRADFRI mit Google Home steuern
ecoDMS Ordnerstruktur mit Unterordnern der Dokumenten

Möglichkeit Dokumentenart anstatt Ordnerstruktur

So sollte man es meiner Ansicht nach machen. Anstatt sich in Unterordnern zu verlieren, hat man nur den Ordner LBS Bausparvertrag 1234567890. In diesem sind alle Dokumente, die diesen Bausparvertrag betreffen. Und anhand der Dokumententypen kann man direkt visuell sehen, um was für ein Dokument es sich handelt.

ecoDMS sinnvolle Ordnerstruktur mit Unterordnern der Dokumente und Dokumentenarten

Prinzipiell war es das auch schon. Klar, gibt es immer mal wieder ausnahmen. Aber so habe ich 90% aller meiner Ordner in ecoDMS benannt. Wie habt ihr eure ecoDMS Ordnerstruktur angelegt?

About Simon

Hi 👋 ich bin Simon Müller. Gründer des Blogs simon42 & bekennender vollblut- und Berufs-Nerd. Hier schreibe ich ehrlich und mit Leidenschaft über alle Smart Home und Technik Themen, die mir im Leben begegnen oder mich aktuell interessieren. Mein Zuhause wurde bereits von Sprachassistenten übernommen und längst habe ich die Kontrolle über die Anzahl der smarten Geräte verloren 😁 Kaffeespende für den Author

13 Gedanken zu „Sinnvolle Ordnerstruktur für ecoDMS“

  1. Hallo Simon,
    ich hab mir gerade Deine Vorschläge zum Thema Ordnerstruktur durchgelesen und geb hier auch mal meinen Senf dazu 😉
    Wie Du schreibst, scheiden sich an diesem Thema die Geister und auch ecoDMS empfiehlt die Ordnerstruktur so flach wie möglich zu machen.
    Du hast in den Kommentaren geschrieben, dass Du eine Ordnerstruktur im Sinne von
    Bank
    Bank1
    Vertrag1
    Vertrag2
    etc. hast
    Was spricht dagegen nur einen Ordner zu machen und sich anschliessend eigene Klassifiezierungsattribute anzulegen ?
    Ich hab einen Ordner Bank, in den alle Bankunterlagen reinkommen.
    zusätzlich habe ich Klassifizierungsattribute für Bankname, VertragsNr., Konto angelegt.
    Bei der Suche kann ich nun nach den entsprechenden Attributen suchen ….

    LG
    Dirk

    Antworten
    • Hey Dirk,
      danke für dein Kommentar, Senf ist hier immer Willkommen 🤗

      Da spricht absolut nichts dagegen! Ich habe mir damals die Unterordner angelegt damit ich andere Bilder bei den Dokumenten sehen. Aber egal wie ich sie angelegt habe, am wichtigsten ist natürlich dass du am Ende damit optimal klarkommst, egal wie sie dann letztendlich aussieht 😉
      Jeder Kopf ist anders, das macht das ganze Thema ja so spannend.

      Beste Grüße
      Simon

  2. Hallo Simon, danke für deine Antwort.
    Ich werde jetzt mit Unterordnern arbeiten, wenn der Unterordner eindeutig ist und er bei keinem anderen Ordner vorkommt.(Bis auf….)

    Z.B. Hauptordner Lieferant
    Unterordner Siemens
    Unterordner Bosch
    Unterordner Philips
    usw.
    Damit ich die Möglichkeit habe auch Dokumente abzulegen auf die nur die Buchhaltung Zugriff haben soll, lege ich dann beim jeweiligen Unterordner Siemens usw. noch einen Unterordner mit FIBU an. Den Zugriff beschränke ich dann auf die Buchhaltung, so dass er von den anderen nicht gesehen wird. Hier wiederhole ich mich zwar bei jedem Lieferanten, aber mit diesem Kompromiss komme ich ganz gut klar.
    Das setze ich dann auch bei den anderen Bereichen um, somit habe ich einen öffentliche Bereich flach strukturiert und einen Reglementierten Bereich der sich wiederholt. Den Rest mache ich dann mit den Dokumententypen.

    Ich habe deine Sachen sehr gerne als Anregung genommen und stöbere auch noch weiter in deinem Blog.
    Sicher werde ich auf das ein oder andere noch meinen Senf dazu geben:)
    Nochmals Danke.
    Gruß Klaus

    Antworten
  3. Hallo Simon, danke für deine Informationen zu ecoDMS. Ich bin gerade dabei für meine Firma ein DMS System zu etablieren und teste gerade ecoDMS. Mit der Ordnerstruktur und Dokumentenarten bin ich noch ein wenig auf dem Kriegsfuß. In der Anleitung steht ja man soll eine flache Ordnerstruktur aufziehen. Bisher haben wir alles über zig Odner und Unterordner auf unserem FTP-Server organisiert, daher tendiere ich eigentlich auch zu mehreren Ordnern mit Unterordnern, Ich habe aber keine Vorstellung davon, was das für die Datenbank bedeutet. Sind dann die Zugriffe langsamer? Auf der anderen Seite finde ich es auch nicht schlecht nur noch Lieferanten als Hauptordner zu haben und dann über die Dokumentenart festzulegen was es ist (Lieferschein, Bestellung,Rechnung usw.) Bisher hätte ich jeden Lieferanten mit Namen als Unterverzeichnis angelegt. Ich habe keine Vorstellung davon, was es für Auswirkungen hat mehrere verschachtelte Ordner einzusetzen, wenn dann mal ein paar tausend Dokumente vorhanden sind.

    Antworten
    • Hi Klaus,
      danke für dein Kommentar und deine Frage 😉
      Also zuerst möchte ich anmerken, dass das ganze natürlich nur ein Vorschlag ist und für mich gut funktioniert. Wenn alles in Order rein soll und das für dich funktioniert -> auch Okay ?
      Aber ich bin halt kein Fan davon alles in einer Struktur darzustellen, und dann einige Felder einfach nicht zu benutzen. So könnte der Navigationspfad unnötig kompliziert werden, aber wie gesagt nur meine Meinung.
      Das mit dem “Ein Ordner Pro Lieferant” und der Rest mit Dokumentenarten wäre auch meine Herangehensweise.

      Für die Datenbank sollte das ganze keine großen Auswirkungen haben. Die Dokumente werden als BLOB in der DB gespeichert und die Order-ID wird in eine Zeile geschrieben (wenn ich mich da nicht täusche). Aber bevor du nun dein ganzes DMS so aufbaust nur um später festzustellen, dass die Performance immens leidet, würde ich dir empfehlen den ecoDMS Support anzuschreiben. Die können es dir mit Sicherheit genau sagen!

      LG
      Simon

  4. Hallo,

    ich arbeite mich auch gerade in ecodms ein. M.E. braucht man keine großartige Ordnerstruktur sondern nur die Dokumentenarten. Die Suche läuft ja eh über die Vollindexierung und wenn ich etwas suche, gebe ich die Stichwörter ein. Ich habe nur zwei Ordner. Geschäftlich und Privat….der Rest läuft über die Dokumentenart.

    Antworten
    • Hey Lenny,
      das ist auch ein interessanter Ansatz.
      Ich finde es aber z.B. praktisch, in einem Ordner alle Anleitungen, Rechnung und weiteres zur Küche zu finden. Wenn beispielsweise der Kühlschrank nicht mehr funktioniert, kann ich nachschauen ob ich noch Garantie habe und direkt in der Anleitung nachschauen, ob da was dazu steht.
      Ich denke, dass muss letztendlich jeder so machen wie er will.
      Das wichtigste ist meiner Meinung nach, dass man selber mit der ecoDMS Ordner-Struktur gut klarkommt 😉
      LG
      Simon

  5. Hallo und vielen Dank für die guten Tipps für die Ordnerstruktur.
    Ich habe viele Fehler gemacht und möchte Ordner direkt komplett an einen anderen Ort schieben. Meine logik
    war bissl kompliziert, möchte ich alles vereinfachen.

    Wie kann man einen kompletten Ordner an einen anderen Platz verschieben?
    Geht das überhaupt? Dazu hab ich nichts gefunden

    DANKE DANKE DANKE im voraus. Das konnte mir bisher keiner klären
    bitte so antworten, daß ich eine email erhalte. Im Moment hab ich den Informationsfluß sonst nicht im Griff.
    LG Margitta vom Zweiradhaus

    Antworten
    • Hallo Margitta,
      vielen Dank für dein Kommentar 🙂
      Ich denke nicht, dass das funktioniert. Mir wäre zumindest kein Weg bekannt, ist aber nicht schlimm. Du musst nur einen neuen Ordner anlegen -> die Dokumente neu klassifizieren -> alten Ordner löschen.

      LG
      Simon

  6. Hallo,

    danke für die Anleitung, wie man eine Ordnerstruktur in ecodms anlegt.
    In dem Screenshot unter “So sollte man es meiner Ansicht nach machen” steht links der Ordner Bank und darunter dann der Unterordner Deutsche Bank und darin der Ordner Deutsche Bank und maxblueDepot. Im mittleren Fenster Dokumente gibt es einen Hauptordner Deutsche Bank und einen Ordner Deutsche Bank und maxblueDepot. Wenn ich es versuche so nachzustellen steht bei mir im mittleren Fenster als Hauptordner immer Bank und als Ordner nur Deutsche Bank. Wie muss ich das Einstellen damit es so aussieht wie im Screenshot.
    Vielen Dank.

    Gruß Ingo

    Antworten
    • Hey Ingo,
      Danke für deine Frage.
      Du musst den Ordner lediglich als Hauptordner markieren. Das geht ganz einfach:
      Im ecoDMS Menü auf Optionen -> Einstellungen -> Ordnerstruktur. Hier den Ordner markieren und unten im Fenster unter “Ordner Optionen” die Checkbox bei “Hauptordner” setzen.

  7. Hallo,

    danke für die Anleitung, wie man eine Ordnerstruktur in ecodms anlegt.

    Ich lade mittlerweile die Kontoauszüge als PDF aus dem Onlinebanking runter. Leider habe ich das Problem, dass die OCR-Erkennung in ecoDMS nicht mit diesen PDF-Dokumenten der Deutschen Bank funktioniert. Auch die Volltextindexierung der PDF schlägt fehl. Über Copy&Paste über Acobat und Editor ist das alles kein Problem.

    Hast du eine Idee, woran es liegen kann und wo man an welcher Stelle die Software streicheln muss, damit man das Problem lösen kann?

    Vielen Dank.

    Gruß
    Dirk

    Antworten
    • Hallo Dirk,
      fügst du die Dateien direkt per Drag & Drop in ecoDMS ein oder schiebst du die zuerst in den Scaninput Ordner?
      Wenn du mir das mitteilen könntest schaue ich mal nach ob ich was finde 😉

      LG
      Simon

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