ecoDMS – DMS fĂŒr Zuhause – was steckt hinter dieser Ăberschrift. Ich habe schon seit lĂ€ngerer Zeit ecoDMS und habe es nun geschafft, alle meine Papier-Ordner (14 StĂŒck) auf 2 Ordner zu reduzieren. Alle anderen Dokumente habe ich eingescannt und weggeschmissen, diese sind also nur noch in digitaler Form in ecoMDS vorhanden.
Warum habe ich das gemacht, werden sich nun einige fragen. Die GrĂŒnde fĂŒr privates Dokumentenmanagement sind, denke ich, recht einfach nachvollziehbar und ihr werdet meine persönlichen GrĂŒnde natĂŒrlich in diesem Artikel erfahren.
Warum ecoDMS als DMS fĂŒr Zuhause?
Nun ja, es gibt immer ein paar grĂŒnde, um ein DMS fĂŒr Privat zu betreiben. Ich denke, letztendlich ist es Geschmackssache. Aber was mich bei ecoDMS wirklich ĂŒberzeugt hat, ist:
- Der Systemaufbau (Client-Server Aufbau möglich)
- Keine Cloud-Lösung, die Daten liegen bei mir und bleiben auch da
- Sehr zuverlÀssig, ich hatte tatsÀchlich noch keinen Systemausfall
- Automatisierte Backups
- 30 Tage Testversion mit vollem Funktionsumfang
- Nach Ablauf der 30 Tage benötigt man fĂŒr die Volltextsuche eine Lizenz, der Rest ist fĂŒr Privatgebrauch DMS Freeware!
- Einmal-kauf, also kein Lizenz-Abomodell. (Aktuell 69.00 EUR)
- (FĂŒr mich) intuitiv bedienbare OberflĂ€che
- OberflÀche ist anpassbar
- Einfache Handhabung
- Ist auch in Unternehmen auf Windows Server im Einsatz, um das papierlose BĂŒro zu ermöglichen.
- Mobiler Zugriff von unterwegs auf alle Dokumente via APP möglich. Also nicht nur ein DMS fĂŒr Zuhause, sondern auch fĂŒr unterwegs!
- Den ecoDMS Server zu Hause auf einer NAS von QNAP oder Synology zu betreiben ist ebenfalls möglich!
Warum ĂŒberhaupt Dokumentenmanagement privat betreiben?
Jetzt kommen wir zu den Vorteilen von ecoDMS, oder allgemein vom DMS im Privatgebrauch gegenĂŒber von Papier-Ordnern…
Papierwahnsinn
Das muss ich denke ich mal keinem erzĂ€hlen. Man hat eh schon eine Vielzahl von Ordnern mit ĂŒber 100 Blatt Papier, dann noch 2-3 ungeliebte Papierhaufen in Schubladen und einen auf dem Schreibtisch.
Jeden Tag kommen durchschnittlich 1-2 Briefe, die man auf diese HĂ€ufchen aufgereiht. In welchem war jetzt die Stromrechnung vom letzten Jahr? Mit ecoDMS, meinem Dokumentenmanagement fĂŒr Zuhause, gehört das der Vergangenheit an. Man hat auf einmal viel mehr platz und einen Zentralen Ort mit Ordnerstruktur, wo sich alle Dokumente befinden.
Finden statt suchen
Anderes Beispiel: Man macht seine SteuererklĂ€rung, gibt sie ab. Das Finanzamt fordert 2-4 Wochen spĂ€ter einen Beleg, den man natĂŒrlich nach 3 Stunden suchen immer noch nicht gefunden hat, weil er ganz unten in einem Ordner im Keller liegt.
In ecoDMS gibt es eine zentrale Suchzeile in der BenutzeroberflÀche, die mit Volltextindizierung alle gescannten Dokumente durchsuchen kann. Also wenn man z.B. den Kassenzettel eingescannt hat, muss man nur den Namen eingeben und findet genau diesen Kassenzettel. Und die erkannte Textstelle wird sogar hervorgehoben, einfach geil!
Dokumente automatische abheften/ablegen
Bei mir war es auĂerdem so, dass alleine meine KFZ-Versicherungsunterlagen (von den Inspektionen und TĂV-Unterlagen will ich gar nicht erst anfangen) auf 3 Ordner verteilt waren. Einen Order KFZ, ein Ordner der Versicherungsgesellschaft und im Order sonstiges. Warum auch immer, dass im Ordner sonstiges war, ich denke ihr wisst, was ich meine.
Dank ecoDMS ist Schluss damit. FĂŒr wiederkehrende Dokumente kann man sich Vorlagen erstellen. Diese Dokumente werden dann, sobald man eines im Scaninput Ordner als PDF Datei einscannt, automatisch in den richtigen Ordner eingeordnet.
Ihr habt richtig gehört, ihr mĂŒsst eure Post nur noch (als PDF Dokument) einscannen und dann direkt in dem MĂŒll! Zuordnen, kategorisieren, etc. macht alles ecoDMS fĂŒr euch. Es lohnt sich wirklich!
Chronologische DokumentenĂŒbersicht
Eine weitere coole Sache ist, das ecoDMS automatisch das Datum aus Dokumenten auslesen kann. Man kann sich dann zum Beispiel alles im Ordner Bausparvertrag chronologisch anzeigen lassen. Eines vorweg: Diese Erkennung funktioniert leider nur in c.a. 70% der fÀlle.
Wenn das Datum nicht automatisch ausgelesen werden kann, wird das Einscann-Datum als Dokumentendatum ĂŒbernommen. Es ist also, wenn man anfĂ€ngt, seine Dokumente zu digitalisieren etwas manuelle nacharbeit erforderlich. SpĂ€ter im “Normalbetrieb” ist das aber gar nicht mehr schlimm đ
VerfĂŒgbarkeit / Sicherheit
Ein Argument was immer noch viele von einem Dokumentenmanagementsystem im Privathaushalt abhĂ€lt, ist die VerfĂŒgbarkeit. Klar, ein Computer ist schneller mal kaputt als ein Haus abgebrannt, stimmt schon. Aber in ecoDMS kann man automatisch Backups erstellen lassen.
Diese kann man sich z.B. mit einem geplanten Task auf eine NAS oder sonstwo hin-kopieren lassen. Wer ganz sicher gehen will, lĂ€sst sich das Backup noch einmal pro Monat oder so verschlĂŒsselt auf Google Drive sichern. Oder fĂŒr unsere paranoiden MitbĂŒrger: Auf DVD brennen und ab damit ins BankschlieĂfach. Tja, keine Ausreden mehr ^^
Also, wollt ihr nun endlich euer Dokumentenmanagement privat in Angriff nehmen und Ordnung in euer persönliches Ordnerchaos zu bringen? Dann lest meine Artikel ĂŒber Ecodms, wie zum Beispiel den Artikel zum SystemĂŒberblick ĂŒber ecoDMS. Ihr werdet es nicht bereuen!
Kennt ihr noch andere Coole DMS fĂŒr Zuhause oder habe ich einen wesentlichen Gesichtspunkt vergessen? Schreibt es in die Kommentare!
Ich wĂŒrde Paperless-NGX empfehlen, kostenlos, opensource und sehr mĂ€chtig.
Das sieht ja mal richtig Genial aus, muss ich mir unbedingt mal anschauen đ
Macht nur Probleme unter WIN11! Nervt, stĂŒrzt ab und klassifiziert nicht mehr. Die OberflĂ€che ist zudem mehr als veraltet …
Hi Nino,
kann ich so nicht bestĂ€tigen, bei mir lĂ€uft der Client problemlos in meiner Parallels-Maschine mit Windows 11. Hast du denn die aktuelle Version? Vielleicht wurde da ja was geĂ€ndert đ
Hallo Simon,
danke fĂŒr deinen Beitrag und vor allem auch die grundsĂ€tzliche Auseinandersetzung mit dem Thema DMS!
Neben ecoDMS kann ich dir Docutain sehr empfehlen, das es als App fĂŒr Android & iOS und als Windows Desktop Version gibt: https://www.docutain.de/
In der App können Dokumente in hoher QualitĂ€t â und wenn gewĂŒnscht â in den Windows-Eingang gescannt werden, um die Indexierung des Dokuments (Name, Tags, Dokumententyp, Kennzeichen wie âbezahltâ, âsteuerrelevantâ) nachtrĂ€glich am PC oder Laptop vorzunehmen. Das kann natĂŒrlich auch direkt nach dem Scan in der App passieren oder direkt in der Windows Anwendung mit einem angeschlossenen Tischscanner.
Die Windows Desktop Anwendung erkennt Indexinformationen dank OCR automatisch, sodass die Indexierung schnell vorgenommen ist. Zudem hat Docutain eine intuitive OberflÀche mit dem Ziel, Dokumente in nur wenigen Klicks zu finden. Dabei helfen verschiedene Suchmöglichkeiten.
BezĂŒglich des Sicherheitskonzeptes gilt auch hier: Die Daten liegen lokal auf dem GerĂ€t, keine Anbindung externer Server. Optional kann eine Cloud deiner Wahl angebunden werden.
Es wĂŒrde mich freuen zu hören, was du von Docutain hĂ€ltst.
Ich selbst arbeite bei der Infosoft, die Docutain entwickelt.
Viele GrĂŒĂe,
Sarah
Hi Sarah,
danke fĂŒr den Tipp, sieht auf alle FĂ€lle interessant aus.
Bei Gelegenheit wĂŒrde ich es mir gerne mal anschauen đ
Wie sieht es denn mit der Preisgestaltung aus? 14-Tage kostenfrei findet man schnell, aber Informationen zu den Kosten fĂŒr Privatpersonen habe ich auf die Schnelle nicht gefunden đ
Beste GrĂŒĂe
Simon
Hallo Simon,
vielen Dank fĂŒr deine RĂŒckmeldung. Wir wĂŒrden uns sehr freuen, wenn du dir Docutain genauer anschauen wĂŒrdest! đ
Die Webseite wird aktuell ĂŒberarbeitet, die Preisinformationen sollten also demnĂ€chst wieder sichtbar sein. DarĂŒber hinaus sind die Preise aber auch in der Docutain-App ersichtlich.
Es gibt ein Monats-und Jahresabo fĂŒr Docutain Premium, womit die Funktionen der App und in der Desktop-Anwendung vollumfĂ€nglich verfĂŒgbar sind. Dies kostet 49,99⏠p.a.
Dann gibt es noch eine Desktop-Version fĂŒr 24,99⏠p.a., die mit der Gratis-Version der Docutain App verknĂŒpft werden kann.
Herzliche GrĂŒĂe,
Sarah
Hi Sarah,
klingt erst mal gut, bei Gelegenheit schaue ich erneut auf der Webseite vorbei đ
Hallo Simon,
ich habe das ecoDMS 18.09 fĂŒr meinen Kleinbetrieb.
Möchte nun auch meine privaten Unterlagen darĂŒber archivieren.
Wie kann ich das eine vom anderen trennen, also zB zwei Archive anlegen, das also z.B. beim suchen vom “Kontoauszug” der geschĂ€ftliche von dem privaten sauber getrennt und nicht mit angezeigt wird ?
Ich hatte es schon vergeblich im Connection Manager mit einem neuen Profil versucht, da die Anleitung dazu nichts hergibt (oder ich es nicht finden konnte).
Vielen Dank
Hi Andreas,
entschuldige die spÀte Antwort.
Falls die Frage noch aktuell ist, das geht einfach ĂŒber die Einstellungen:
Hallo Simon,
ich nutze bislang DATEV Digitale Dokumentenablage, die aber funktional limitiert ist (weil kein DMS).
Ich wĂŒrde gerne umsteigen, scheue aber den Umstiegsaufwand. Unter anderem beschĂ€ftigt mich die Frage
Wie kann ich mehrere Tausend Dokumente ĂŒbernehmen?
Kann die bisherige Verschlagwortung bei einem Export aus DATEV und Import in ecoDMS ĂŒbernommen werden?
Beste GrĂŒĂe
Stefan
Hi stefan,
ich denke mal, das sollte theoretisch irgendwie gehen… Aber bei einer so groĂen Migration, wĂŒrde es sich wahrscheinlich lohnen, den ecoDMS Support zu fragen oder Beratungsleistung zu beauftragen.
Ich selber habe leider keine Erfahrung damit, sorry đ
Beste GrĂŒĂe
Simon
Ich hatte mir das mit ecoDMS schon vor Jahren ĂŒberlegt. Der Initiale Scanaufwand war mir aber dann doch zu hoch. Auch dass ich durchgĂ€ngig einen Server laufen lassen muss, war mir auch zu blöd (All in one macht keinen Sinn fĂŒr mich).
Habe das Thema jetzt wieder aufgegriffen. Am liebsten wÀre mir, wenn es auf einem Raspberry laufen könnte und man das Scannen durch eine Handy App ersetzten könnte,denn ein Foto machen geht um vieles schneller als immer den Scanner zu bedienen.
Hast du da Erfahrung?
Hatte mir Mal Docutain angeschaut, das ist eigentlich sehr vielversprechend allerdings mag ich keine Abo-Modelle
Hallo Simon,
vorab vielen Dank fĂŒr Deine ausfĂŒhrlichen ErlĂ€uterungen zu dieser Anwendung.
Ich möchte eine Vielzahl von Dias einscannen und strukturiert in eine Ordnerstruktur archivieren.
Kannst Du mir fĂŒr diesen speziellen Fall auch ecoDMS empfehlen.
Hast Du Erfahrungen mit der Archivierung von Bildmaterial mit ecoDMS?
FĂŒr Bilder wird es ja keine Vorlagen geben. Kann/Muss ich dann jedes Bild einzeln dem Archivierungsordner zuweisen?
Auch bei gescannten Dokumenten kann ich den Ordner manuell auswÀhlen nach dem Scanvorgang?
Habe ich das richtig gelesen, dass die eingescannten Dokumente/dateien nach der Ordnerzuordnung als Datei gelöscht werden und nur noch in der Datenbank abgelegt sind?
Sorry viele Fragen aber das Thema interessiert mich sehr und ich habe eine ganze Menge an Dokumenten und Bildmaterial zu archivieren?
Dir richtige Lösung/Anwendung zu finden ist dann gar nicht so einfach.
Viele GrĂŒĂe
Olaf
Hey Olaf,
danke fĂŒr deine Fragen!
1. Kann ich dir ecoDMS speziell fĂŒr DIA/Bildmaterial-Archivierung empfehlen? Nein, da ich es selber noch nicht gemacht habe. Ich wĂŒrde mal theoretisch behaupten, dass da nichts gegen spricht. Aber: ecoDMS ist ein DMS (DokumentenManagementSystem) und kein spezielles Archivsystem fĂŒr Bilder. Ich habe meine Dias damals mit einem Aufsatz fĂŒr einen Flachbettscanner und einer Software von HP eingescannt und diese dann auf meine Qnap als Tiff Datei (keine Komprimierung) abgelegt. Von ecoDMS wĂŒrde ich eher abraten oder zumindest vorher nochmal den Support fragen.
2. MĂŒsstest du jedes Bild manuell zuweisen? Jein, denn du kannst dir einfach Vorlagen erstellen, dann manuell diese Vorlagen anwenden und so z.B. den Ordner automatisch zuweisen. Du kannst natĂŒrlich auch jedes mal manuell einen Ordner aus der Ordner-Struktur auswĂ€hlen, aber du musst nicht unbedingt đ
3. Manuelle Ordnerauswahl bei Dokumenten ist natĂŒrlich möglich (auch das verschieben ist möglich)
4. Jep, die Dokumente werden gelöscht und in die Datenbank abgelegt. Ich vermute mal, dass diese hier als Blob-Datei in der DB liegen. (Blod ist ein Datenbankformat zum speichern von Dateien in z.B. SQL Datenbank-Feldern). Du kannst dir aber jederzeit ĂŒber die Export Funktion die Datei als PDF ausgeben lassen.
Ich hoffe, dass bringt dich auf der Suche nach deinem perfekten DMS fĂŒr Zuhause etwas weiter đ
LG
Simon
Hi Simon!
Deine BeitrÀge zu ecoDMS machen Lust das ganze ebenfalls in Angriff zu nehmen. Mich schreckt bisher noch der Scanaufwand ab. Das muss ja ewig dauern. Wie lange hat das bei dir gedauert bzw. hast du dazu irgendwelche Tipps?
Beste GrĂŒĂe
Matthias
Hallo Matthias ?,
tja, das mit anfĂ€nglichem Scan-Aufwand ist natĂŒrlich das eher unschöne an so einem System. Bei mir hat das ganze etwa eine Woche gedauert (Mo-FR am Abend dann circa 13 Stunden am Wochenende) und ich habe erstmal nur die “gröĂten Batzen” eingescannt. (Gehaltsabrechnungen, Info-Schreiben der Bank und der Versicherungen)
Als Tipps wĂŒrde ich folgendes mitgeben:
– Bei der ecoDMS Ordnerstruktur nicht ĂŒbertreiben. Je einfacher, desto besser (und desto schneller geht das Scannen)
– Der Scanner sollte ein Profi-Modell sein, kein 0815 Scanner ausm Keller. đ Ganz konkret kann ich dir den ADS-2800W* empfehlen (Hier mein Beitrag dazu)
– Was man im Original noch aufheben muss, sollte jeder fĂŒr sich selber entscheiden. Ich persönlich hebe nur “amtliche” Dokumente und VertrĂ€ge im Original auf.
– Man muss am Ball bleiben. Post kommt immer wieder đ
– Viele Dokumente (Anleitungen, Bank-Unterlagen, etc.) kannst du vieleicht auch als PDF herunterladen und direkt ĂŒber den den Scaninput Ordner ins System aufnehmen.
– Egal wie lange es dauert, spĂ€testens beim nĂ€chsten Suchen von Rechnungen oder Unterlagen zahlt es sich 1000fach aus.
LG und viel GlĂŒck
Simon