ecoDMS – DMS für Zuhause – was steckt hinter dieser Überschrift. Ich habe schon seit längerer Zeit ecoDMS und habe es nun geschafft, alle meine Papier-Ordner (14 Stück) auf 2 Ordner zu reduzieren. Alle anderen Dokumente habe ich eingescannt und weggeschmissen, diese sind also nur noch in Digitaler Form in ecoMDS vorhanden.

Warum habe ich das gemacht, werden sich nun einige fragen. Die gründe für privates Dokumentenmanagement sind denke ich recht einfach nachvollziehbar und ihr werdet meine persönlichen Gründe natürlich in diesem Artikel erfahren.

Warum ecoDMS als DMS für Zuhause?

Nun ja, es gibt immer ein paar gründe um ein DMS für Privat zu betreiben. Ich denke, letztendlich ist es Geschmackssache. Aber was mich bei ecoDMS wirklich überzeugt hat, ist:

  • Der Systemaufbau (Client-Server aufbau möglich)
  • Keine Cloud-Lösung, die Daten liegen bei mir und bleiben auch da
  • Sehr zuverlässig, ich hatte tatsächlich noch keinen Systemausfall
  • Automatisierte Backups
  • 30 Tage Testversion mit vollem Funktionsumfang
    • Nach Ablauf der 30 Tage benötigt man für die Volltextsuche eine Lizenz, der Rest ist für Privatgebrauch DMS Freeware!
    • Einmal-kauf, also kein Lizenz-Abomodell. (Aktuell 69.00 EUR)
  • (Für mich) intuitiv bedienbare Oberfläche
  • Oberfläche ist anpassbar
  • Einfache Handhabung
  • Ist auch in Unternehmen auf Windows Server im Einsatz, um das papierlose Büro zu ermöglichen.
  • Mobiler Zugriff von unterwegs auf alle Dokumente via APP möglich. Also nicht nur ein DMS für Zuhause sondern auch für unterwegs!
  • Den eco DMS Server zu hause auf einer NAS von QNAP oder Synology zu betreiben ist ebenfalls möglich!

Warum überhaupt Dokumentenmanagement privat betreiben?

Jetzt kommen wir zu den Vorteilen von ecoDMS, oder allgemein vom dms im Privatgebrauch gegenüber von Papier-Ordnern…

Papierwahnsinn

Mit dms für zuhause keine Unordnung mehr

Das muss ich denke ich mal keinem erzählen. Man hat eh schon eine Vielzahl von Ordnern mit über 100 Blatt Papier, dann noch 2-3 ungeliebte Papierhaufen in Schubladen und einen auf dem Schreibtisch.

Jeden Tag kommen durchschnittlich 1-2 Briefe, die man auf diese Häufchen aufgereiht. In welchem war jetzt die Stromrechnung vom letzten Jahr? Mit ecoDMS, meinem Dokumentenmanagement für Zuhause, gehört das der Vergangenheit an. Man hat auf einmal viel mehr platz und einen Zentralen Ort, wo sich alle Dokumente befinden.

Finden statt suchen

Anderes Beispiel: Man macht seine Steuererklärung, gibt sie ab. Das Finanzamt forder 2-4 Wochen später einen Beleg, den man natürlich nach 3 Stunden suchen immer noch nicht gefunden hat, weil er ganz unten in einem Ordner im Keller liegt.

In ecoDMS gibt es eine zentrale Suchzeile in der Benutzeroberfläche, die mit Volltextindizierung alle gescannten Dokumente durchsuchen kann. Also wenn man z.B. den Kassenzettel eingescannt hat, muss man nur den Namen eingeben und findet genau diesen Kassenzettel. Und die erkannte Textstelle wird sogar hervorgehoben, einfach geil!

Dokumente automatische abheften/ablegen

Bei mir war es außerdem so, dass alleine meine KFZ-Versicherungsunterlagen (von den Inspektionen und TÜV-Unterlagen will ich gar nicht erst anfangen) auf 3 Ordner verteilt waren. Einen Order KFZ, ein Ordner der Versicherungsgesellschaft und im Order Sonstiges. Warum auch immer dass im Ordner sonstiges war, ich denke ihr wisst was ich meine.

Dank ecoDMS ist Schluss damit. Für wiederkehrende Dokumente kann man sich Vorlagen erstellen. Diese Dokumente werden dann, sobald man eines im Scaninput Ordner als PDF Datei einscannt, automatisch in den richtigen Ordner eingeordnet.

Ihr habt richtig gehört, ihr müsst eure Post nur noch (als PDF Dokument) einscannen und dann direkt in dem Müll! Zuordnen, kategorisieren, etc. macht alles ecoDMS für euch. Es lohnt sich wirklich!

Chronologische Dokumentenübersicht

Eine weitere coole sache ist, das ecoDMS automatisch das Datum aus Dokumenten auslesen kann. Man kann sich dann zum Beispiel alles im Ordner Bausparvertrag chronologisch anzeigen lassen. Eines vorweg: Diese Erkennung funktioniert leider nur in c.a. 70% der fälle.

Wenn das Datum nicht automatisch ausgelesen werden kann, wird das Einscanndatum als Dokumentendatum übernommen. Es ist also wenn man anfängt, seine Dokumente zu digitalisieren etwas manuelle nacharbeit erforderlich. Später im “Normalbetrieb” ist das aber gar nicht mehr schlimm 😉

Verfügbarkeit / Sicherheit

Sicherhiet durch dms im privatgebrauch

Ein Argument was immer noch viele von einem Dokumentenmanagementsystem im Privathaushalt abhält, ist die Verfügbarkeit. Klar, ein Computer ist schneller mal kaputt als ein Haus abgebrannt, stimmt schon. Aber in ecoDMS kann man automatisch Backups erstellen lassen.

Diese kann man sich z.B. mit einem geplanten Task auf eine NAS oder sonstwo hinkopieren lassen. Wer ganz sicher gehen will, lässt sich das Backup noch einmal pro Monat oder so verschlüsselt auf Google Drive sichern. Oder für unsere Paranoiden Mitbürger: Auf DVD brennen und ab damit in’s Bankschließfach. Tja, keine Ausreden mehr ^^

Also, wollt ihr nun endlich euer Dokumentenmanagement privat in Angriff nehmen und Ordnung in euer persönliches Ordnerchaos zu bringen? Dann lest meine Artikel über Ecodms, wie zum Beispiel den Artikel zum Systemüberblick über ecoDMS. Ihr werdet es nicht bereuen!

Kennt ihr noch andere Coole DMS für Zuhause oder habe ich einen wesentlichen Gesichtspunkt vergessen? Schreibt es in die Kommentare!