Sobald man mit ecoDMS arbeitet geht eigentlich erst mal der nervige Teil los, das erstellen von Vorlagen. Aber warum nervig? Nun ja, man sollte sich für alle wiederkehrenden Dokumente vorlagen erstellen, damit man nicht jedes Dokument per Hand zuordnen muss.
Also beispielsweise für Lohnabrechnungen, Rechnungen vom Elektronik-Discounter um die Ecke, Versicherungen, Stromanbieter etc. Sobald aber die Vorlage richtig erstellt ist, werden Dokumente die danach eingescannt werden, automatisch zugeordnet und der Betreff und das Datum werden aus dem Dokument ausgelesen.
Da diese aber immer an verschiedenen stellen stehen, muss man sich halt leider für jeden Dokumenten-Aufbau eine Vorlage erstellen… Also unterm strich hat man anfangs etwas mehr arbeit, die sich aber auf alle Fälle lohnt. Um dir diese Arbeit zu erleichtern, habe ich einen Workflow zum Vorlagen erstellen mit ecoDMS erstellt, den ich dir hier vorstellen möchte.
Vorwort zu diesem Workflow
Viele werden sich jetzt denken, warum brauche ich einen Workflow? Ist das ganze wirklich so kompliziert. Eigentlich nicht.
Aber mit der Zeit wird man feststellen, das man viel besserer und viel einfacher Vorlagen erstellen kann, wenn man sich an ein gewisses Muster hält.
Klar kann man einfach drauf los machen. Man wird aber schnell merken dass gewisse Schlagwörter besser sind als andere. Manche Vorlagen sind zu allgemein und werden ständig erkannt, andere werden gar nicht erkannt. Um das zu vermeiden und es von Anfang an richtig zu machen, oder zu verbessern 😉 , dieser Artikel.
Wenn ihr möchtet könnt ihr natürlich auch einen Blick in die Handbücher von ecoDMS werfen. Diese sind auch sehr gut und ausführlich.
Vorlagen Designer starten
Zuerst, starten wir den ecoDMS Vorlagen Designer.
Grundlegenes
Zu aller erst, machen wir mal den Haken bei „Formular Vorlage“ rein. Danach geben wir dem Kind einen Namen, also genauer gesagt der Vorlage ;). Dann noch den Haken bei „Wenn erkannt, automatisch …“ setzen, also vorausgesetzt, ihr wollt diese Vorlage automatisch erkennen lassen.
ecoDMS Klassifizierung der Vorlagen
Jetzt kümmern wir uns erst mal nur um die festen Klassifizierungsattribute.
Ordner festlegen
Nun müsst ihr euch entscheiden, in welchen Ordner diese Dokumente zugeordnet werden. Wenn ihr euch an meine Ordnerstruktur gehalten habt, ist das recht einfach 😉
Dokumentenart festlegen
Hier müssen wir uns entscheiden, ob es sich beispielsweise um eine Rechnung, einen Bescheid oder um eine Information handelt.
Status festlegen
Den Status eines Dokumentes können wir in der Regel anhand der Dokumentenart festlegen. Zum Beispiel würde ich bei Rechnungen den Status immer auf zu Bearbeiten festlegen. Diesen kann man dann auf Erledigt ändern, sobald die Rechnung bezahlt ist.
Schlagwörter festlegen
Nun müssen wir Schlagwörter, also quasi die Kriterien die erfüllt sein müssen, damit die Vorlage automatisch angewandt wird, festlegen. Ich würde euch empfehlen, immer mindestens 2 Kriterien aus den beiden unteren Kategorien nach dem Abschnitt OCR Erkennung überprüfen, anzugeben.
OCR Erkennung überprüfen
Dies ist ein wichtiger, wenn nicht der wichtigste Schritt beim Festlegen der Schlagwörter. Sobald ihr meint, ein geeignetes Schlagwort gefunden zu haben, überprüft ob die Textpassagen richtig erkannt wurden! BEI JEDEM SCHLAGWORT DAS IHR ANGEBT
Wenn ihr also beispielsweise eure Kundennummer als eines der Kriterien angeben wollt, überprüft dies indem ihr die STRG und die rechte Maustaste gedrückt haltet, und einen Kasten um die Kundennummer herum zieht!
Sobald ihr die Maustaste loslasst, habt ihr den erkannten Text in der Zwischenablage und könnt diesen in jedes beliebige Textprogramm einfügen, Beispielweise in Notepad++. Oder einfach im Vorlagen-Designer in das Schlagwort-Feld, oder ins Bemerkungs-Feld (hier wird er automatisch eingefügt, solltet ihr das Bemerkungs-Feld markiert haben).
Sollte es bei der OCR-Erkennung zu Schwierigkeiten kommen, kann euch Regex in ecoDMS weiterhelfen!
Die wichtigsten Schlagwörter / Kriterien
Dokumentenart
So banal wie es klingt, die Dokumentenart sollte auf alle Fälle ein Kriterium für die Vorlage sein. So wird beispielsweise kein Dokument als „Kontoauszug“ klassifiziert, wenn das Wort gar nicht darin vorkommt. Oder ein versehentlich eingescannter Lieferschein der Firma XY wird nicht als „Rechung“ der Firma XY klassifiziert.
Eventuell bleib einem nicht anderes übrig, als über Regex-Ausschlüsse zu arbeiten. Beispielweise könnte man so festlegen, dass es sich um ein Informationsschreiben handelt, wenn keines der Wörter Kontoauszug, Rechnung, Beschied oder Mahnung im Dokument vorkommt.
Kundennummer / Vertragsnummer / Personalnummer / Steuer-Identifikationsnummer
Eine eindeutige Nummer ist immer etwas schönes. Ich denke mal es ist klar, Kundennummern halt bei Rechnungen oder Lieferscheinen, Personalnummer bei Lohnabrechnungen, Steuer-ID bei Steuerbescheiden… Je nachdem was im Dokument vorkommt.
Sollte es bei der OCR-Erkennung dieser Nummern zu Schwierigkeiten kommen beispielsweise wird statt 123058, 123O58 erkannt (in der 2ten Zahlenfolge steht ein O anstatt einer Null), kann euch ebenfalls das in ecoDMS verfügbare Regex weiterhelfen!
Zusätzliche Schlagwörter / Kriterien
Noch ein paar andere Kriterien, die man zusätzlich benutzen kann, falls die Vorlage fälschlicher Weise erkannt wird.
Daten der Gesellschaft
Name des Unternehmens, Teile des Namens, Postanschrift, Postfachnummer, Postleitzahl oder Stadt
Nachname und/oder Vorname
Der eigene Name oder Vorname kann natürlich auch ein Kriterium sein, insbesondere praktisch für sogenannte Ehepartner 😛
Formularfelder anlegen
Nun kommen wir zum spaßigen Teil, den Formularfeldern. Über diese wird zum Beispiel das Datum und die Bemerkung automatisch aus dem Dokument ausgelesen. Aber diese Felder machen natürlich nur sinn, wenn der Dokumenten-Betreff, immer an der selben oder einer ähnlichen Stelle steht.
Natürlich kann man, wie ich in diesem Beispiel, einfach die erste Textpassage nehmen und hoffen, dass an dieser Stelle immer etwas sinnvolles steht. Aber im Regelfall sollte man die Betreffzeile oder die Überschrift eines Dokuments als Formularfeld definieren.
Hinweis: Man sollte immer überlegen, ob das auslesen der Bemerkung überhaupt für diesen Dokumententyp sinn macht. Beispielsweise die Sozialversicherungsmeldungen, wie die Anmeldung oder Abmeldung. Hier muss ich nichts aus dem Dokument auslesen, da mir die Dokumenten-Bemerkung Sozialversicherung – Anmeldung und das Datum vollkommen ausreichen!
Bemerkungs-Feld erstellen
Attribut Bemerkung auswählen
Wenn ihr bei Attribut Bemerkung nicht auswählen könnt, dann ist dieses Feld bereits erstellt worden.
Formularfeld verschieben
Formularfeld anpassen
Angepasstes Formularfeld
Datums-Feld erstellen
Das Datums-Feld erstellen wir genau so, wie das Bemerkungs-Feld, außer dass wir das Attribut Datum anstatt Bemerkung auswählen.
Testen der Formularfeld-Erkennung
Mit einem Klick auf Testen stellen wir jetzt sicher, dass die Formular-Felder so ausgelesen werden, wie wir das wollen.
Erkannte Daten wieder löschen
Nachdem wir die Erkennung getestet haben, ist es sehr wichtig, die Bemerkung wieder herauszulöschen und das Datum wieder auf „Heute“ zu setzen (Doppelklick auf das Datum, Schaltfläche Heute befindet sich unten in der Mitte). Sonst wird jedes Dokument, bei dem die Felder nicht richtig ausgelesen werden können, die Bemerkung „herzlich willkommen….“ und das Datum 2009-09-03 haben!
Hinweise zum Datum
Das Datum aus einem Dokument automatisch auslesen zu lassen, ist manchmal schwierig. Dieses Formular-Feld ist sehr empfindlich und weigert sich zum Beispiel, sobald fälschlicher Weise ein Sonderzeichen im Datum erkannt wurde, hartnäckig, dieses auszulesen. Da kann man leider wenig gegen machen und muss das Datum dann manuell eintragen.
Im „Tagesgeschäft“ ist das nicht ganz so wild, dann steht halt das „Einscann-Datum“ im Dokumenten-Datum. Wenn man allerdings alte Ordner einscannt, kann es zugegebener maßen etwas nervig werden. Ich würde sagen, bei meiner Einscann-Orgie, konnte das Datum in 70% der Dokumente automatisch ausgelesen werden.
Fazit
Kling nach ganz schon viel mist, oder? Ja, anfangs kann das wirklich abschrecken. Das eigentliche Problem an diesem Artikel ist, dass das ganz für mich nicht einfacher zu beschreiben war. Zum Anlegen einer neuen Vorlage, brauche ich im Durchschnitt 3 Minuten.
Also was hier so viel aussieht, ist eigentlich nur der Versuch den Prozess der Vorlagen-Erstellung detailliert, fehlerfrei, vollständig und für Anfänger verständlich, darzustellen. Ich hoffe also, ihr lasst euch von der Länge dieses Artikels nicht abschrecken und seid bald genau so begeistert von ecoDMS wie ich!
Wenn ihr noch Fragen zu ecoDMS oder zu den Vorlagen haben solltet, zögert nicht und schreib ein Kommentar! Oder wenn ihr Fehler gefunden habt, oder andere Idee habt, die ihr unbedingt loswerden wollt, dürft ihr natürlich auch.
Super erklärt, vielen Dank Simon, einiges ist mir damit gelungen.
Allerdings habe ich etwas merkwürdiges:
Im Vorlagendesigner markiere ich das Datum und es wird ordentlich ausgegeben.
Nun scanne ich ein Dokument (in diesem Fall von der Dt. Post) und sehe, dass in der Inbox die
Markierung verrutscht ist und damit nicht mehr richtig ausliest.
Wie kann das sein und wie kann ich es ändern?
Wenn Du dazu eine Antwort hast, gerne her damit 🙂
Hi Küstenkind,
im Grunde genommen 2 Ansätze:
1. Guter Scanner mit Ultraschall-Ausrichtung der Blätter
2: Verwenden von Regex zum Auslesen des Datums/Bemerkung, und den Bereich entsprechend vergrößern
Viel mehr geht leider nicht 😉
Beste Grüße
Simon
Hallo Simon
Kann man bei den Formularfeldern jeden Typ nur einmal verwenden, d.h. nur ein Datum auslesen? Ich habe auf einer Rechnung ein Rechnungsdatum und ein Von-Bis-Datum. Kann ich das nicht abdecken?
LG Urs
Hi Urs,
danke für die Frage! Ich denke nicht, dass das ohne weiteres funktioniert. Die einzige Möglichkeit, die mir spontan einfällt, wäre es das von-bis Datum mit Regex auszulesen und in die Bemerkung zu schreiben. Aber du kannst das Feld nicht doppelt verwenden, sorry 🙁
Beste Grüße
Simon
Hallo Simon,
Ich benutze seit kurzem ecoDMS.
Ich habe auch Vorlagen für die Klassifizierung erstellt. Manuele Klassifizierung von den Dokumenten mit den Vorlagen funktioniert super.
Wenn ich versuche mehrere Dokus auf einmal zu Klassifizieren, als Massenklassiefizierung, dann werden die Vorlagen nicht genutzt und Dokus auch nicht ausgelesen!
Mache ich was falsch?
Es wäre mir eine große Hilfe die Massenklassiefizierung nutzen zu können.
Eine kleine Anleitung dazu wäre sehr hilfreich…
MfG
Hi Adi,
welchen Scanner benutzt du denn? Ich habe des öfteren festgestellt, dass ecoDMS oder OCR im allgemeinen bei leicht schräg eingezogenen Dokumenten Probleme hat 😉
Beste Grüße
Simon
Servus zusammen,
stehe hier vor dem gleichen Problem, dass der Original Dateiname bei Ablage in den Scaninput Ordner im Bemerkungsfeld nicht übernommen wird. Hat da vielleicht schon irgendjemand eine Lösung für? Ist das ggf. ein Programmfehler oder so gewollt? Für Support muss man bei EcoDMS zusätzlichen zahlen… 🙁
VG
Martin
Blöd. ich stell mir genau die gleiche Frage. Nirgends etwas dazu zu finden. Gibt’s doch gar nicht.
Hi Oliver,
ich habe die gleiche Frage unten schon einmal beantwortet, glaube ich zumindest xD
https://www.simon42.com/workflow-zum-vorlagen-erstellen-mit-ecodms/#comment-230
Hilft euch das weiter? Lasst gerne Feedback da!
Beste Grüße
Simon
Hallo Simon,
ich würde auch gerne ecoDMS verwenden.
Allerdings möchte ich ca. 8000 Dokumente aus meiner jetzigen Archivlösung importieren.
Als einzige Information benötige ich:
1. Ordner (das würde ich manuell machen)
2. Bemerkung (dies kommt aus dem Dateinamen und funktioniert auch soweit (das einzige unschöne ist die Dateierweiterung)
3. Datum: hier habe ich das Problem. Ich bekomme es nicht hin, dies vernünftig zu füllen. Ich dachte eigentlich, dass dieses aus dem Erstelldatum der Datei kommt – allerdings wird immer das aktuelle Datum genommen.
Hast Du eine Idee, wie ich beim Import das Datum vernünftig füllen kann?
Viele Grüße,
Christian
Hi Christian,
ich denke du könntest nur versuchen, Vorlagen für jeden der eingescannten Dokumenttypen zu erstellen (die automatisch das Datum auf dem Dokument erkennen und setzen).
Ich glaube es gibt keinen Standard-Weg, das Erstelldatum als Dokumenten-Datum zu setzen. Aber ich würde vorher den Support von ecoDMS nochmal kontaktieren, ist bestimmt einen Versuch wert 😉
Beste Grüße
Simon
Hallo Simon,
vielen Dank für Deine guten Artikel.
Mit ist noch nicht ganz klar, ob ich das nicht verstehe oder wo es klemmt.
Die Vorlagen, die ich erstellt habe, funktionieren soweit auch.
Allerdings werden Sie nur auf neu gescannte Sachen angewendet, nicht auf Sachen in der Inbox.
Kann man das irgendwie so einstellen, dass er auch nochmals die Inbox durchsucht?
Danke und einen guten Start in die neue Woche!
VG
Jan
Hey Jan,
einstellen kann man das leider nicht, das läuft nur wenn das Dokument neu in die Datenbank geschriben wird. Du musst bei den Dokumenten in der Inbox oben Rechts auf „Passende Klassifizierungsvorlage suchen“.
LG
Simon
Hallo Simon,
vielen Dank für deine Artikel.
Hat mir sehr geholfen und meine ersten Tests mit ecoDMS sehr erleichtert.
Hab jetzt nur ein Problem und zwar hab ich mit der Exportfunktion herum getestet und da ist mir aufgefallen, dass ecoDMS den Dateinamen wie folgt zusammen setzt: [DOCID]_[BEMERKUNGSFELDINHALT].pdf
Mein Problem ist nun, dass ich den ehemaligen/orginalen Dateinamen hier testweise nachträglich von Hand eingetragen habe, da diese weder im automatischen noch manuellen Import gesetzt wird.
Einstellungen:
Kein Haken bei Bemerkung in der Vorlage
Beim Dokumententyp Haken bei Pflichtfeld
Hoffe du kannst mir Helfen.
LG
Dominik
Hey Dominik,
erstmal danke für dein Kommentar. Ich habe mich nun nochmal damit beschäftigt, da die Frage ja schon einmal so ähnlich von Andrea gestellt wurde.
Ich habe da leider etwas verwechselt. ecoDMS schreibt über den Weg mit dem Scaninput Ordner den Dateinamen nicht in das Bemerkungsfeld, auch wenn in der Vorlage „Bemerkung“ nicht angehakt ist.
Was aber funktioniert ist: Das PDF/PDFs direkt per Drag & Drop in den ecoDMS Client (ins Archiv,nicht die Inbox) „fallen lassen“. So wird im Feld „Bemerkung“ der Dateiname eingetragen.
Leider funktioniert so, wenn ich das noch richtig im Kopf habe, die automatische Vorlagen Erkennung nicht mehr (Man müsste also manuell die Vorlage anwenden).
Ich werde mal den ecoDMS Support fragen, ob man das mit einer versteckten Funktion bewerkstelligen kann. Das scheint ja ein beliebtes Thema zu werden 🙂
LG
Simon
Hallo Simon,
bin gerade dabei, mich mit ecoDMS anzufreunden.
Mein grundsätzliches Problem ist, dass ich, wenn ich die automatische Erkennung über die Inbox nutzen möchte, das Bemerkugnsfeld leer bleibt. Ich möchte da aber IMMER den Dateinamen übernehmen, inkl. Dateiendung, also z.B. „Lohnbescheinigung_04-2020.pdf“.
Wenn ich manuell klassifiziere, klappt das auch. Ich rufe mir im Klassifizierungsdialog die passende Vorlage über ein Tastenkürzel auf. Alle Klassifizierungsattribute werden so festgelegt, wie in der vorlage definiert, und, da das Bemerkungsfeld nicht definiert wurde, übernimmt ecoDMS den Dateinamen inkl. Dateiendung ins Bemerkungsfeld. Super!!
Geht das in der Inbox nicht? Außerdem muss ich in der Inbox immer den Button „Passende Klassifizierungsvorlage suchen“ drücken, sonst rührt sich ecoDMS nicht. Ist das normal?
Letztendlich sieht meine Vorstellung so aus:
Ich definiere Vorlagen über den Vorlagen Designer. Ich ziehe (oder scanne) mehrere unterschiedliche Dokumente in die Inbox. EcoDMS erkennt im Batchlauf (mit Klick auf „Archivieren“) alle Dokumente automatisch und archiviert sie mit dem Dateinamen in der Bemerkung und füllt alle weiteren Klassifizierungsattribute gemäß den von mir definierten Vorlagen.
Verlange ich zuviel des Guten?
Hi Andrea,
freut mich zu hören, dass du auch mit ecoDMS so richtig durchstartest :). Zu deinen Fragen:
1. Ich dachte eigentlich, das sollte so funktionieren ;). In der Vorlage sollte natürlich bei „Bemerkung“ nichts stehen und die Checkbox vor dem Feld „Bemerkung“ sollte nicht gesetzt sein, dann sollte hier eigentlich der Dateiname erscheinen. Wenn es auch dann nicht geht, würde ich mich vertrauensvoll an den ecoDMS support wenden. Vielleicht haben die ja eine Lösung
2. Die automatische Anwendung der Vorlagen (auch ohne manuelles zutun) kannst du im Vorlagen-Designer einschalten (Die Checkbox unten links „Wenn erkannt, automatisch …“, siehe Grundlegendes oben im Artikel)
So sollte dein Traum in Erfüllung gehen (wie auch mein Eingangspost-Traum ;))
Ich hoffe das hilft dir weiter.
LG
Simon
Hallo,
vielen Dank für die gute Erklärung.
Ich habe jedoch eine Frage dazu, wie kann ich eine Vorlage wieder löschen? Dazu findet ich keine Beiträge im Internet sowie im Handbuch ist leider auch nichts zu finden.
Vielen Dank im Voraus.
MfG
K. Liebig
Hallo Katja,
danke für die Frage 😉
Das geht im ecoDMS Client in der Inbox:
HG und bleib gesund
Simon
Hallo Simon,
ich möchte die Bemerkung gerne mit zwei bis drei Informationen füllen.
1. feststehender Begriff z.B. Lieferantenname
2. Rechnungsdatum
3. Rechnungsnummer
Wäre für die Bearbeitung nach einem möglichen Dokumentenexport sehr hilfreich.
Bisher war es mir nur möglich eine Information pro Klassifizierungsfeld auszulesen bzw. anzugeben.
Hast Du eine Idee wie man das bewerkstelligen kann?
viele Grüße
Philipp
Hi Philip,
das ist meines Wissens nach leider etwas schwieriger. Man könnte versuchen mit Regex in der ecoDMS Vorlage zu arbeiten, um das Rechnungsdatum und die Rechnungsnummer aus dem Dokument heraus zu bekommen.
Da mir leider kein Weg bekannt ist, die Bemerkung mit einem feststehenden Begriff UND dem Rechnungsdatum und Nummer (REGEX) zu füllen würde ich für die Lieferanten verschiedene Unterordner anlegen, und dann Vorlagen in denen genau dieser Lieferantennamen vorkommen muss.
Klärt mich gerne auf, wenn jemand mehr zu zusammengesetzten Bemerkungen weiß ?
(Lieferant könnte man natürlich auch noch mit Regex auslesen, er müsste aber dann immer an der selben stelle stehen)
LG
Simon