Workflow zum Vorlagen erstellen mit ecoDMS

Sobald man mit ecoDMS arbeitet geht eigentlich erst mal der nervige Teil los, das erstellen von Vorlagen. Aber warum nervig? Nun ja, man sollte sich für alle wiederkehrenden Dokumente vorlagen erstellen, damit man nicht jedes Dokument per Hand zuordnen muss.

Also beispielsweise für Lohnabrechnungen, Rechnungen vom Elektronik-Discounter um die Ecke, Versicherungen, Stromanbieter etc. Sobald aber die Vorlage richtig erstellt ist, werden Dokumente die danach eingescannt werden, automatisch zugeordnet und der Betreff und das Datum werden aus dem Dokument ausgelesen.

Da diese aber immer an verschiedenen stellen stehen, muss man sich halt leider für jeden Dokumenten-Aufbau eine Vorlage erstellen… Also unterm strich hat man anfangs etwas mehr arbeit, die sich aber auf alle Fälle lohnt. Um dir diese Arbeit zu erleichtern, habe ich einen Workflow zum Vorlagen erstellen mit ecoDMS erstellt, den ich dir hier vorstellen möchte.

Vorwort zu diesem Workflow

Viele werden sich jetzt denken, warum brauche ich einen Workflow? Ist das ganze wirklich so kompliziert. Eigentlich nicht.

Aber mit der Zeit wird man feststellen, das man viel besserer und viel einfacher Vorlagen erstellen kann, wenn man sich an ein gewisses Muster hält.

Klar kann man einfach drauf los machen. Man wird aber schnell merken dass gewisse Schlagwörter besser sind als andere. Manche Vorlagen sind zu allgemein und werden ständig erkannt, andere werden gar nicht erkannt. Um das zu vermeiden und es von Anfang an richtig zu machen, oder zu verbessern 😉 , dieser Artikel.

Wenn ihr möchtet könnt ihr natürlich auch einen Blick in die Handbücher von ecoDMS werfen. Diese sind auch sehr gut und ausführlich.

Vorlagen Designer starten

Zuerst, starten wir den ecoDMS Vorlagen Designer.

Grundlegenes

Zu aller erst, machen wir mal den Haken bei “Formular Vorlage” rein. Danach geben wir dem Kind einen Namen, also genauer gesagt der Vorlage ;). Dann noch den Haken bei “Wenn erkannt, automatisch …” setzen, also vorausgesetzt, ihr wollt diese Vorlage automatisch erkennen lassen.

Workflow zum Vorlagen erstellen mit ecoDMS 1

ecoDMS Klassifizierung der Vorlagen

Jetzt kümmern wir uns erst mal nur um die festen Klassifizierungsattribute.

Ordner festlegen

Nun müsst ihr euch entscheiden, in welchen Ordner diese Dokumente zugeordnet werden. Wenn ihr euch an meine Ordnerstruktur gehalten habt, ist das recht einfach 😉

Workflow zum Vorlagen erstellen mit ecoDMS 2

Dokumentenart festlegen

Hier müssen wir uns entscheiden, ob es sich beispielsweise um eine Rechnung, einen Bescheid oder um eine Information handelt.

Workflow zum Vorlagen erstellen mit ecoDMS 3

Status festlegen

Den Status eines Dokumentes können wir in der Regel anhand der Dokumentenart festlegen. Zum Beispiel würde ich bei Rechnungen den Status immer auf zu Bearbeiten festlegen. Diesen kann man dann auf Erledigt ändern, sobald die Rechnung bezahlt ist.

Aus dem Blog
Windows Explorer Baumansicht automatisch aufklappen
Workflow zum Vorlagen erstellen mit ecoDMS 4

Schlagwörter festlegen

Nun müssen wir Schlagwörter, also quasi die Kriterien die erfüllt sein müssen, damit die Vorlage automatisch angewandt wird, festlegen. Ich würde euch empfehlen, immer mindestens 2 Kriterien aus den beiden unteren Kategorien nach dem Abschnitt OCR Erkennung überprüfen, anzugeben.

OCR Erkennung überprüfen

Dies ist ein wichtiger, wenn nicht der wichtigste Schritt beim Festlegen der Schlagwörter. Sobald ihr meint, ein geeignetes Schlagwort gefunden zu haben, überprüft ob die Textpassagen richtig erkannt wurden! BEI JEDEM SCHLAGWORT DAS IHR ANGEBT

Wenn ihr also beispielsweise eure Kundennummer als eines der Kriterien angeben wollt, überprüft dies indem ihr die STRG und die rechte Maustaste gedrückt haltet, und einen Kasten um die Kundennummer herum zieht!

OCR Erkennungsmaske in ECODMS

Sobald ihr die Maustaste loslasst, habt ihr den erkannten Text in der Zwischenablage und könnt diesen in jedes beliebige Textprogramm einfügen, Beispielweise in Notepad++. Oder einfach im Vorlagen-Designer in das Schlagwort-Feld, oder ins Bemerkungs-Feld (hier wird er automatisch eingefügt, solltet ihr das Bemerkungs-Feld markiert haben).

Sollte es bei der OCR-Erkennung zu Schwierigkeiten kommen, kann euch Regex in ecoDMS weiterhelfen!

Die wichtigsten Schlagwörter / Kriterien

Dokumentenart

So banal wie es klingt, die Dokumentenart sollte auf alle Fälle ein Kriterium für die Vorlage sein. So wird beispielsweise kein Dokument als “Kontoauszug” klassifiziert, wenn das Wort gar nicht darin vorkommt. Oder ein versehentlich eingescannter Lieferschein der Firma XY wird nicht als “Rechung” der Firma XY klassifiziert.

Eventuell bleib einem nicht anderes übrig, als über Regex-Ausschlüsse zu arbeiten. Beispielweise könnte man so festlegen, dass es sich um ein Informationsschreiben handelt, wenn keines der Wörter Kontoauszug, Rechnung, Beschied oder Mahnung im Dokument vorkommt.

Kundennummer / Vertragsnummer / Personalnummer / Steuer-Identifikationsnummer

Eine eindeutige Nummer ist immer etwas schönes. Ich denke mal es ist klar, Kundennummern halt bei Rechnungen oder Lieferscheinen, Personalnummer bei Lohnabrechnungen, Steuer-ID bei Steuerbescheiden… Je nachdem was im Dokument vorkommt.

Sollte es bei der OCR-Erkennung dieser Nummern zu Schwierigkeiten kommen beispielsweise wird statt 12358, 123O58 erkannt (in der 2ten Zahlenfolge steht ein O anstatt einer Null), kann euch ebenfalls das in ecoDMS verfügbare Regex weiterhelfen!

Zusätzliche Schlagwörter / Kriterien

Noch ein paar andere Kriterien, die man zusätzlich benutzen kann, falls die Vorlage fälschlicher Weise erkannt wird.

Daten der Gesellschaft

Name des Unternehmens, Teile des Namens, Postanschrift, Postfachnummer, Postleitzahl oder Stadt

Nachname und/oder Vorname

Der eigene Name oder Vorname kann natürlich auch ein Kriterium sein, insbesondere praktisch für sogenannte Ehepartner 😛

Workflow zum Vorlagen erstellen mit ecoDMS 5

Formularfelder anlegen

Nun kommen wir zum spaßigen Teil, den Formularfeldern. Über diese wird zum Beispiel das Datum und die Bemerkung automatisch aus dem Dokument ausgelesen. Aber diese Felder machen natürlich nur sinn, wenn der Dokumenten-Betreff, immer an der selben oder einer ähnlichen Stelle steht.

Aus dem Blog
Sony Alpha mit Handy oder Tablet verbinden als 2ten Monitor

Natürlich kann man, wie ich in diesem Beispiel, einfach die erste Textpassage nehmen und hoffen, dass an dieser Stelle immer etwas sinnvolles steht. Aber im Regelfall sollte man die Betreffzeile oder die Überschrift eines Dokuments als Formularfeld definieren.

Hinweis: Man sollte immer überlegen, ob das auslesen der Bemerkung überhaupt für diesen Dokumententyp sinn macht. Beispielsweise die Sozialversicherungsmeldungen, wie die Anmeldung oder Abmeldung. Hier muss ich nichts aus dem Dokument auslesen, da mir die Dokumenten-Bemerkung Sozialversicherung – Anmeldung und das Datum vollkommen ausreichen!

Bemerkungs-Feld erstellen

Workflow zum Vorlagen erstellen mit ecoDMS 6

Attribut Bemerkung auswählen

Wenn ihr bei Attribut Bemerkung nicht auswählen könnt, dann ist dieses Feld bereits erstellt worden.

Workflow zum Vorlagen erstellen mit ecoDMS 7

Formularfeld verschieben

Workflow zum Vorlagen erstellen mit ecoDMS 8

Formularfeld anpassen

Workflow zum Vorlagen erstellen mit ecoDMS 9

Angepasstes Formularfeld

Workflow zum Vorlagen erstellen mit ecoDMS 10

Datums-Feld erstellen

Das Datums-Feld erstellen wir genau so, wie das Bemerkungs-Feld, außer dass wir das Attribut Datum anstatt Bemerkung auswählen.

Testen der Formularfeld-Erkennung

Mit einem Klick auf Testen stellen wir jetzt sicher, dass die Formular-Felder so ausgelesen werden, wie wir das wollen.

Workflow zum Vorlagen erstellen mit ecoDMS 11

Erkannte Daten wieder löschen

Nachdem wir die Erkennung getestet haben, ist es sehr wichtig, die Bemerkung wieder herauszulöschen und das Datum wieder auf “Heute” zu setzen (Doppelklick auf das Datum, Schaltfläche Heute befindet sich unten in der Mitte). Sonst wird jedes Dokument, bei dem die Felder nicht richtig ausgelesen werden können, die Bemerkung “herzlich willkommen….” und das Datum 2009-09-03 haben!

Hinweise zum Datum

Das Datum aus einem Dokument automatisch auslesen zu lassen, ist manchmal schwierig. Dieses Formular-Feld ist sehr empfindlich und weigert sich zum Beispiel, sobald fälschlicher Weise ein Sonderzeichen im Datum erkannt wurde, hartnäckig, dieses auszulesen. Da kann man leider wenig gegen machen und muss das Datum dann manuell eintragen.

Im “Tagesgeschäft” ist das nicht ganz so wild, dann steht halt das “Einscann-Datum” im Dokumenten-Datum. Wenn man allerdings alte Ordner einscannt, kann es zugegebener maßen etwas nervig werden. Ich würde sagen, bei meiner Einscann-Orgie, konnte das Datum in 70% der Dokumente automatisch ausgelesen werden.

Fazit

Kling nach ganz schon viel mist, oder? Ja, anfangs kann das wirklich abschrecken. Das eigentliche Problem an diesem Artikel ist, dass das ganz für mich nicht einfacher zu beschreiben war. Zum Anlegen einer neuen Vorlage, brauche ich im Durchschnitt 3 Minuten.

Also was hier so viel aussieht, ist eigentlich nur der Versuch den Prozess der Vorlagen-Erstellung detailliert, fehlerfrei, vollständig und für Anfänger verständlich, darzustellen. Ich hoffe also, ihr lasst euch von der Länge dieses Artikels nicht abschrecken und seid bald genau so begeistert von ecoDMS wie ich!

Wenn ihr noch Fragen zu ecoDMS oder zu den Vorlagen haben solltet, zögert nicht und schreib ein Kommentar! Oder wenn ihr Fehler gefunden habt, oder andere Idee habt, die ihr unbedingt loswerden wollt, dürft ihr natürlich auch.

About Simon

Hi 👋 ich bin Simon Müller. Gründer des Blogs simon42 & bekennender vollblut- und Berufs-Nerd. Hier schreibe ich ehrlich und mit Leidenschaft über alle Smart Home und Technik Themen, die mir im Leben begegnen oder mich aktuell interessieren. Mein Zuhause wurde bereits von Sprachassistenten übernommen und längst habe ich die Kontrolle über die Anzahl der smarten Geräte verloren 😁 Kaffeespende für den Author

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10 Gedanken zu „Workflow zum Vorlagen erstellen mit ecoDMS“

  1. Hallo Simon,

    vielen Dank für Deine guten Artikel.
    Mit ist noch nicht ganz klar, ob ich das nicht verstehe oder wo es klemmt.
    Die Vorlagen, die ich erstellt habe, funktionieren soweit auch.
    Allerdings werden Sie nur auf neu gescannte Sachen angewendet, nicht auf Sachen in der Inbox.
    Kann man das irgendwie so einstellen, dass er auch nochmals die Inbox durchsucht?

    Danke und einen guten Start in die neue Woche!
    VG
    Jan

    Antworten
    • Hey Jan,
      einstellen kann man das leider nicht, das läuft nur wenn das Dokument neu in die Datenbank geschriben wird. Du musst bei den Dokumenten in der Inbox oben Rechts auf “Passende Klassifizierungsvorlage suchen”.
      ecoDMS Passende Klassifizierungsvorlage suchen

      LG
      Simon

  2. Hallo Simon,

    vielen Dank für deine Artikel.
    Hat mir sehr geholfen und meine ersten Tests mit ecoDMS sehr erleichtert.

    Hab jetzt nur ein Problem und zwar hab ich mit der Exportfunktion herum getestet und da ist mir aufgefallen, dass ecoDMS den Dateinamen wie folgt zusammen setzt: [DOCID]_[BEMERKUNGSFELDINHALT].pdf

    Mein Problem ist nun, dass ich den ehemaligen/orginalen Dateinamen hier testweise nachträglich von Hand eingetragen habe, da diese weder im automatischen noch manuellen Import gesetzt wird.

    Einstellungen:
    Kein Haken bei Bemerkung in der Vorlage
    Beim Dokumententyp Haken bei Pflichtfeld

    Hoffe du kannst mir Helfen.

    LG

    Dominik

    Antworten
    • Hey Dominik,
      erstmal danke für dein Kommentar. Ich habe mich nun nochmal damit beschäftigt, da die Frage ja schon einmal so ähnlich von Andrea gestellt wurde.
      Ich habe da leider etwas verwechselt. ecoDMS schreibt über den Weg mit dem Scaninput Ordner den Dateinamen nicht in das Bemerkungsfeld, auch wenn in der Vorlage “Bemerkung” nicht angehakt ist.

      Was aber funktioniert ist: Das PDF/PDFs direkt per Drag & Drop in den ecoDMS Client (ins Archiv,nicht die Inbox) “fallen lassen”. So wird im Feld “Bemerkung” der Dateiname eingetragen.
      Leider funktioniert so, wenn ich das noch richtig im Kopf habe, die automatische Vorlagen Erkennung nicht mehr (Man müsste also manuell die Vorlage anwenden).

      Ich werde mal den ecoDMS Support fragen, ob man das mit einer versteckten Funktion bewerkstelligen kann. Das scheint ja ein beliebtes Thema zu werden 🙂

      LG
      Simon

  3. Hallo Simon,

    bin gerade dabei, mich mit ecoDMS anzufreunden.

    Mein grundsätzliches Problem ist, dass ich, wenn ich die automatische Erkennung über die Inbox nutzen möchte, das Bemerkugnsfeld leer bleibt. Ich möchte da aber IMMER den Dateinamen übernehmen, inkl. Dateiendung, also z.B. “Lohnbescheinigung_04-2020.pdf”.

    Wenn ich manuell klassifiziere, klappt das auch. Ich rufe mir im Klassifizierungsdialog die passende Vorlage über ein Tastenkürzel auf. Alle Klassifizierungsattribute werden so festgelegt, wie in der vorlage definiert, und, da das Bemerkungsfeld nicht definiert wurde, übernimmt ecoDMS den Dateinamen inkl. Dateiendung ins Bemerkungsfeld. Super!!

    Geht das in der Inbox nicht? Außerdem muss ich in der Inbox immer den Button “Passende Klassifizierungsvorlage suchen” drücken, sonst rührt sich ecoDMS nicht. Ist das normal?

    Letztendlich sieht meine Vorstellung so aus:
    Ich definiere Vorlagen über den Vorlagen Designer. Ich ziehe (oder scanne) mehrere unterschiedliche Dokumente in die Inbox. EcoDMS erkennt im Batchlauf (mit Klick auf “Archivieren”) alle Dokumente automatisch und archiviert sie mit dem Dateinamen in der Bemerkung und füllt alle weiteren Klassifizierungsattribute gemäß den von mir definierten Vorlagen.

    Verlange ich zuviel des Guten?

    Antworten
    • Hi Andrea,
      freut mich zu hören, dass du auch mit ecoDMS so richtig durchstartest :). Zu deinen Fragen:
      1. Ich dachte eigentlich, das sollte so funktionieren ;). In der Vorlage sollte natürlich bei “Bemerkung” nichts stehen und die Checkbox vor dem Feld “Bemerkung” sollte nicht gesetzt sein, dann sollte hier eigentlich der Dateiname erscheinen. Wenn es auch dann nicht geht, würde ich mich vertrauensvoll an den ecoDMS support wenden. Vielleicht haben die ja eine Lösung
      2. Die automatische Anwendung der Vorlagen (auch ohne manuelles zutun) kannst du im Vorlagen-Designer einschalten (Die Checkbox unten links “Wenn erkannt, automatisch …”, siehe Grundlegendes oben im Artikel)

      So sollte dein Traum in Erfüllung gehen (wie auch mein Eingangspost-Traum ;))

      Ich hoffe das hilft dir weiter.
      LG
      Simon

  4. Hallo,

    vielen Dank für die gute Erklärung.

    Ich habe jedoch eine Frage dazu, wie kann ich eine Vorlage wieder löschen? Dazu findet ich keine Beiträge im Internet sowie im Handbuch ist leider auch nichts zu finden.

    Vielen Dank im Voraus.

    MfG

    K. Liebig

    Antworten
  5. Hallo Simon,

    ich möchte die Bemerkung gerne mit zwei bis drei Informationen füllen.

    1. feststehender Begriff z.B. Lieferantenname
    2. Rechnungsdatum
    3. Rechnungsnummer

    Wäre für die Bearbeitung nach einem möglichen Dokumentenexport sehr hilfreich.

    Bisher war es mir nur möglich eine Information pro Klassifizierungsfeld auszulesen bzw. anzugeben.

    Hast Du eine Idee wie man das bewerkstelligen kann?

    viele Grüße
    Philipp

    Antworten
    • Hi Philip,
      das ist meines Wissens nach leider etwas schwieriger. Man könnte versuchen mit Regex in der ecoDMS Vorlage zu arbeiten, um das Rechnungsdatum und die Rechnungsnummer aus dem Dokument heraus zu bekommen.
      Da mir leider kein Weg bekannt ist, die Bemerkung mit einem feststehenden Begriff UND dem Rechnungsdatum und Nummer (REGEX) zu füllen würde ich für die Lieferanten verschiedene Unterordner anlegen, und dann Vorlagen in denen genau dieser Lieferantennamen vorkommen muss.

      Klärt mich gerne auf, wenn jemand mehr zu zusammengesetzten Bemerkungen weiß ?
      (Lieferant könnte man natürlich auch noch mit Regex auslesen, er müsste aber dann immer an der selben stelle stehen)

      LG
      Simon

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