Von: Simon

Workflow zum Vorlagen erstellen mit ecoDMS

Sobald man mit ecoDMS arbeitet geht eigentlich erst mal der nervige Teil los, das erstellen von Vorlagen. Aber warum nervig? Nun ja, man sollte sich fĂŒr alle wiederkehrenden Dokumente vorlagen erstellen, damit man nicht jedes Dokument per Hand zuordnen muss.

Also beispielsweise fĂŒr Lohnabrechnungen, Rechnungen vom Elektronik-Discounter um die Ecke, Versicherungen, Stromanbieter etc. Sobald aber die Vorlage richtig erstellt ist, werden Dokumente die danach eingescannt werden, automatisch zugeordnet und der Betreff und das Datum werden aus dem Dokument ausgelesen.

Da diese aber immer an verschiedenen stellen stehen, muss man sich halt leider fĂŒr jeden Dokumenten-Aufbau eine Vorlage erstellen… Also unterm strich hat man anfangs etwas mehr arbeit, die sich aber auf alle FĂ€lle lohnt. Um dir diese Arbeit zu erleichtern, habe ich einen Workflow zum Vorlagen erstellen mit ecoDMS erstellt, den ich dir hier vorstellen möchte.

Vorwort zu diesem Workflow

Viele werden sich jetzt denken, warum brauche ich einen Workflow? Ist das ganze wirklich so kompliziert. Eigentlich nicht.

Aber mit der Zeit wird man feststellen, das man viel besserer und viel einfacher Vorlagen erstellen kann, wenn man sich an ein gewisses Muster hÀlt.

Klar kann man einfach drauf los machen. Man wird aber schnell merken dass gewisse Schlagwörter besser sind als andere. Manche Vorlagen sind zu allgemein und werden stĂ€ndig erkannt, andere werden gar nicht erkannt. Um das zu vermeiden und es von Anfang an richtig zu machen, oder zu verbessern 😉 , dieser Artikel.

Wenn ihr möchtet könnt ihr natĂŒrlich auch einen Blick in die HandbĂŒcher von ecoDMS werfen. Diese sind auch sehr gut und ausfĂŒhrlich.

Vorlagen Designer starten

Zuerst, starten wir den ecoDMS Vorlagen Designer.

Grundlegenes

Zu aller erst, machen wir mal den Haken bei “Formular Vorlage” rein. Danach geben wir dem Kind einen Namen, also genauer gesagt der Vorlage ;). Dann noch den Haken bei “Wenn erkannt, automatisch …” setzen, also vorausgesetzt, ihr wollt diese Vorlage automatisch erkennen lassen.

Grundlegenes

ecoDMS Klassifizierung der Vorlagen

Jetzt kĂŒmmern wir uns erst mal nur um die festen Klassifizierungsattribute.

Ordner festlegen

Nun mĂŒsst ihr euch entscheiden, in welchen Ordner diese Dokumente zugeordnet werden. Wenn ihr euch an meine Ordnerstruktur gehalten habt, ist das recht einfach 😉

Ordner festlegen

Dokumentenart festlegen

Hier mĂŒssen wir uns entscheiden, ob es sich beispielsweise um eine Rechnung, einen Bescheid oder um eine Information handelt.

Dokumentenart festlegen

Status festlegen

Den Status eines Dokumentes können wir in der Regel anhand der Dokumentenart festlegen. Zum Beispiel wĂŒrde ich bei Rechnungen den Status immer auf zu Bearbeiten festlegen. Diesen kann man dann auf Erledigt Ă€ndern, sobald die Rechnung bezahlt ist.

Status festlegen 1024x555 1

Schlagwörter festlegen

Nun mĂŒssen wir Schlagwörter, also quasi die Kriterien die erfĂŒllt sein mĂŒssen, damit die Vorlage automatisch angewandt wird, festlegen. Ich wĂŒrde euch empfehlen, immer mindestens 2 Kriterien aus den beiden unteren Kategorien nach dem Abschnitt OCR Erkennung ĂŒberprĂŒfen, anzugeben.

OCR Erkennung ĂŒberprĂŒfen

Dies ist ein wichtiger, wenn nicht der wichtigste Schritt beim Festlegen der Schlagwörter. Sobald ihr meint, ein geeignetes Schlagwort gefunden zu haben, ĂŒberprĂŒft ob die Textpassagen richtig erkannt wurden! BEI JEDEM SCHLAGWORT DAS IHR ANGEBT

Wenn ihr also beispielsweise eure Kundennummer als eines der Kriterien angeben wollt, ĂŒberprĂŒft dies indem ihr die STRG und die rechte Maustaste gedrĂŒckt haltet, und einen Kasten um die Kundennummer herum zieht!

OCR Erkennungsmaske in ECODMS

Sobald ihr die Maustaste loslasst, habt ihr den erkannten Text in der Zwischenablage und könnt diesen in jedes beliebige Textprogramm einfĂŒgen, Beispielweise in Notepad++. Oder einfach im Vorlagen-Designer in das Schlagwort-Feld, oder ins Bemerkungs-Feld (hier wird er automatisch eingefĂŒgt, solltet ihr das Bemerkungs-Feld markiert haben).

Sollte es bei der OCR-Erkennung zu Schwierigkeiten kommen, kann euch Regex in ecoDMS weiterhelfen!

Die wichtigsten Schlagwörter / Kriterien

Dokumentenart

So banal wie es klingt, die Dokumentenart sollte auf alle FĂ€lle ein Kriterium fĂŒr die Vorlage sein. So wird beispielsweise kein Dokument als “Kontoauszug” klassifiziert, wenn das Wort gar nicht darin vorkommt. Oder ein versehentlich eingescannter Lieferschein der Firma XY wird nicht als “Rechung” der Firma XY klassifiziert.

Eventuell bleib einem nicht anderes ĂŒbrig, als ĂŒber Regex-AusschlĂŒsse zu arbeiten. Beispielweise könnte man so festlegen, dass es sich um ein Informationsschreiben handelt, wenn keines der Wörter Kontoauszug, Rechnung, Beschied oder Mahnung im Dokument vorkommt.

Kundennummer / Vertragsnummer / Personalnummer / Steuer-Identifikationsnummer

Eine eindeutige Nummer ist immer etwas schönes. Ich denke mal es ist klar, Kundennummern halt bei Rechnungen oder Lieferscheinen, Personalnummer bei Lohnabrechnungen, Steuer-ID bei Steuerbescheiden… Je nachdem was im Dokument vorkommt.

Sollte es bei der OCR-Erkennung dieser Nummern zu Schwierigkeiten kommen beispielsweise wird statt 123058, 123O58 erkannt (in der 2ten Zahlenfolge steht ein O anstatt einer Null), kann euch ebenfalls das in ecoDMS verfĂŒgbare Regex weiterhelfen!

ZusÀtzliche Schlagwörter / Kriterien

Noch ein paar andere Kriterien, die man zusÀtzlich benutzen kann, falls die Vorlage fÀlschlicher Weise erkannt wird.

Daten der Gesellschaft

Name des Unternehmens, Teile des Namens, Postanschrift, Postfachnummer, Postleitzahl oder Stadt

Nachname und/oder Vorname

Der eigene Name oder Vorname kann natĂŒrlich auch ein Kriterium sein, insbesondere praktisch fĂŒr sogenannte Ehepartner 😛

Schlagwoerter

Formularfelder anlegen

Nun kommen wir zum spaßigen Teil, den Formularfeldern. Über diese wird zum Beispiel das Datum und die Bemerkung automatisch aus dem Dokument ausgelesen. Aber diese Felder machen natĂŒrlich nur sinn, wenn der Dokumenten-Betreff, immer an der selben oder einer Ă€hnlichen Stelle steht.

NatĂŒrlich kann man, wie ich in diesem Beispiel, einfach die erste Textpassage nehmen und hoffen, dass an dieser Stelle immer etwas sinnvolles steht. Aber im Regelfall sollte man die Betreffzeile oder die Überschrift eines Dokuments als Formularfeld definieren.

Hinweis: Man sollte immer ĂŒberlegen, ob das auslesen der Bemerkung ĂŒberhaupt fĂŒr diesen Dokumententyp sinn macht. Beispielsweise die Sozialversicherungsmeldungen, wie die Anmeldung oder Abmeldung. Hier muss ich nichts aus dem Dokument auslesen, da mir die Dokumenten-Bemerkung Sozialversicherung – Anmeldung und das Datum vollkommen ausreichen!

Bemerkungs-Feld erstellen

Neues Formularfeld

Attribut Bemerkung auswÀhlen

Wenn ihr bei Attribut Bemerkung nicht auswÀhlen könnt, dann ist dieses Feld bereits erstellt worden.

Formular Attribut auswaehlen

Formularfeld verschieben

Formularfeld verschieben

Formularfeld anpassen

Formularfeld Anpassen

Angepasstes Formularfeld

Korrekt platziertes Formularfeld

Datums-Feld erstellen

Das Datums-Feld erstellen wir genau so, wie das Bemerkungs-Feld, außer dass wir das Attribut Datum anstatt Bemerkung auswĂ€hlen.

Testen der Formularfeld-Erkennung

Mit einem Klick auf Testen stellen wir jetzt sicher, dass die Formular-Felder so ausgelesen werden, wie wir das wollen.

Testen der Formularfelder

Erkannte Daten wieder löschen

Nachdem wir die Erkennung getestet haben, ist es sehr wichtig, die Bemerkung wieder herauszulöschen und das Datum wieder auf “Heute” zu setzen (Doppelklick auf das Datum, SchaltflĂ€che Heute befindet sich unten in der Mitte). Sonst wird jedes Dokument, bei dem die Felder nicht richtig ausgelesen werden können, die Bemerkung “herzlich willkommen….” und das Datum 2009-09-03 haben!

Hinweise zum Datum

Das Datum aus einem Dokument automatisch auslesen zu lassen, ist manchmal schwierig. Dieses Formular-Feld ist sehr empfindlich und weigert sich zum Beispiel, sobald fÀlschlicher Weise ein Sonderzeichen im Datum erkannt wurde, hartnÀckig, dieses auszulesen. Da kann man leider wenig gegen machen und muss das Datum dann manuell eintragen.

Im “TagesgeschĂ€ft” ist das nicht ganz so wild, dann steht halt das “Einscann-Datum” im Dokumenten-Datum. Wenn man allerdings alte Ordner einscannt, kann es zugegebener maßen etwas nervig werden. Ich wĂŒrde sagen, bei meiner Einscann-Orgie, konnte das Datum in 70% der Dokumente automatisch ausgelesen werden.

Fazit

Kling nach ganz schon viel mist, oder? Ja, anfangs kann das wirklich abschrecken. Das eigentliche Problem an diesem Artikel ist, dass das ganz fĂŒr mich nicht einfacher zu beschreiben war. Zum Anlegen einer neuen Vorlage, brauche ich im Durchschnitt 3 Minuten.

Also was hier so viel aussieht, ist eigentlich nur der Versuch den Prozess der Vorlagen-Erstellung detailliert, fehlerfrei, vollstĂ€ndig und fĂŒr AnfĂ€nger verstĂ€ndlich, darzustellen. Ich hoffe also, ihr lasst euch von der LĂ€nge dieses Artikels nicht abschrecken und seid bald genau so begeistert von ecoDMS wie ich!

Wenn ihr noch Fragen zu ecoDMS oder zu den Vorlagen haben solltet, zögert nicht und schreib ein Kommentar! Oder wenn ihr Fehler gefunden habt, oder andere Idee habt, die ihr unbedingt loswerden wollt, dĂŒrft ihr natĂŒrlich auch.

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GrĂŒnder von simon42. Schreibt hier ehrlich und leidenschaftlich ĂŒber Smart Home und Technik Themen, denn das Zuhause wurde bereits von Sprachassistenten ĂŒbernommen und die Kontrolle abgegeben 😁

27 Gedanken zu „Workflow zum Vorlagen erstellen mit ecoDMS“

  1. Hallo Simon,

    keine Ahnung ob du noch aktiv bist aber ich habe mit ECODms frisch angefangen. Ich stehe jetzt aber vor einem Problem wo ich noch nicht wirklich eine Lösung habe. Als erste ermittle ich das Belegdatum aus dem Beleg direkt, das klappt auch soweit. Oft aber ist das Belegdatum als Text eingetragen – z.B. 10. Mai 2020 – das kann die Routine natĂŒrlich nicht.

    Ich wĂŒrde mir wĂŒnschen das Regex das Datum sucht und und wenn es nicht gefunden wird im 2. Schritt auf die Text-Variante sucht und diese konvertiert nach number, so das sie als Eingabe fĂŒr das Belegdatum funktioniert.

    Da das Belegdatum auch immer in der Bemerkung vorhanden ist wĂ€re es auch eine Variante es hieraus zu nehmen und in das Belegdatum zu ĂŒbertragen, ggf. in der Bemerkung gleich löschen.

    Beispiel der Bemerkung : 2020-06-14 – test document

    Ich versuche mich gerade in Regex einzuarbeiten was doch recht kryptisch ist.

    WÀre super wenn du mir einige Ideen / Anregungen liefern könntest

    Antworten
  2. Ich möchte mit ecoDMS starten und habe daher die DEMO (21.12) installiert. Die ersten Vorlagen laufen auch schon ganz gut durch. Jetzt habe ich aber auch Rechnungen dabei, die im A4-Querformat sind. Das Erstellen der Vorlage funktioniert gut, nur sucht ecoDMS dann an falschen Stellen nach den Daten. Hast Du dieses Problem auch gehabt? Wir bekommen viele Rechnungen im Querformat, leider. Wenn das nicht funktioniert, wĂ€re es ein Ausschlusskriterium. Viele GrĂŒĂŸe Ralf

    Antworten
    • Hi Ralf,
      entschuldige die spÀte Antwort.
      Hatte ich leider so noch nicht, kann ich dementsprechend wenig zu sagen.
      Ich vermute mal, Ihr nutzt ecoDMS fĂŒr eine Firma? In so einem Fall ist eher der Support ein guter Ansprechpartner und weniger ein Blog. Solche Fragen werden im GeschĂ€ftsbetrieb vermutlich öfter kommen 😉

      Beste GrĂŒĂŸe

  3. Hallo Zusammen,

    ich habe ein paar Hundert Vorlagen und bisher funktionierte alles Super. Nun mussten wir die ein oder andere im laufe der zeit den Ändreungen der Lieferanten anpassen und stoßen auf folgendes Problem.

    ecoDMS erkennt automatisch immer noch die “alte” Vorlage und erst nch drĂŒcken des Buttons “Passende Klassifizierungsvorlage suchen” wird die “NEUE” genutzt. Selbst wenn man die alte Vorlage löscht und eine neue mit anderem Namen anlegt, werden die Vorlage-Daten der “Alten” genutzt. kann man intern irgendetwas resetten?

    FĂŒr ecoDMS ist das keine Fehler sonder eine Service_Anfrage fĂŒr die man einen Service-Vertrag braucht, fĂŒr mich ists klar ein Fehler, denn das Problem trat erst nach grĂ¶ĂŸeren Mengen von Vorlagen auf.

    Viele GrĂŒĂŸe
    Marucw

    Antworten
    • Hi Marcus,
      bitte entschuldige die spÀte Antwort.
      Da stimme ich dir zu. Aber trotzdem ist ein Blog, um einen Produktfehler zu berichten, der falsche Ort 😉

      Hier kann man Fehler an ecoDMS melden.

      Welche Version hast du denn? Bei mir (aktuelle Version) habe ich kĂŒrzlich ein paar vorlagen neu gemacht und diese werden erkannt (nicht die alten)

  4. Super erklÀrt, vielen Dank Simon, einiges ist mir damit gelungen.
    Allerdings habe ich etwas merkwĂŒrdiges:
    Im Vorlagendesigner markiere ich das Datum und es wird ordentlich ausgegeben.
    Nun scanne ich ein Dokument (in diesem Fall von der Dt. Post) und sehe, dass in der Inbox die
    Markierung verrutscht ist und damit nicht mehr richtig ausliest.
    Wie kann das sein und wie kann ich es Àndern?
    Wenn Du dazu eine Antwort hast, gerne her damit 🙂

    Antworten
  5. Hallo Simon

    Kann man bei den Formularfeldern jeden Typ nur einmal verwenden, d.h. nur ein Datum auslesen? Ich habe auf einer Rechnung ein Rechnungsdatum und ein Von-Bis-Datum. Kann ich das nicht abdecken?

    LG Urs

    Antworten
    • Hi Urs,
      danke fĂŒr die Frage! Ich denke nicht, dass das ohne weiteres funktioniert. Die einzige Möglichkeit, die mir spontan einfĂ€llt, wĂ€re es das von-bis Datum mit Regex auszulesen und in die Bemerkung zu schreiben. Aber du kannst das Feld nicht doppelt verwenden, sorry 🙁

      Beste GrĂŒĂŸe
      Simon

    • Hallo Simon

      Noch eine Frage zu den Vorlagen. Wie mĂŒssen die Schlagwörter getrennt sein – mit einem Komma oder ohne? ist dann automatisch AND vorgegeben?

  6. Hallo Simon,
    Ich benutze seit kurzem ecoDMS.
    Ich habe auch Vorlagen fĂŒr die Klassifizierung erstellt. Manuele Klassifizierung von den Dokumenten mit den Vorlagen funktioniert super.
    Wenn ich versuche mehrere Dokus auf einmal zu Klassifizieren, als Massenklassiefizierung, dann werden die Vorlagen nicht genutzt und Dokus auch nicht ausgelesen!
    Mache ich was falsch?
    Es wĂ€re mir eine große Hilfe die Massenklassiefizierung nutzen zu können.
    Eine kleine Anleitung dazu wĂ€re sehr hilfreich…
    MfG

    Antworten
    • Hi Adi,
      welchen Scanner benutzt du denn? Ich habe des öfteren festgestellt, dass ecoDMS oder OCR im allgemeinen bei leicht schrĂ€g eingezogenen Dokumenten Probleme hat 😉

      Beste GrĂŒĂŸe
      Simon

  7. Servus zusammen,

    stehe hier vor dem gleichen Problem, dass der Original Dateiname bei Ablage in den Scaninput Ordner im Bemerkungsfeld nicht ĂŒbernommen wird. Hat da vielleicht schon irgendjemand eine Lösung fĂŒr? Ist das ggf. ein Programmfehler oder so gewollt? FĂŒr Support muss man bei EcoDMS zusĂ€tzlichen zahlen… 🙁

    VG
    Martin

    Antworten
  8. Hallo Simon,

    ich wĂŒrde auch gerne ecoDMS verwenden.

    Allerdings möchte ich ca. 8000 Dokumente aus meiner jetzigen Archivlösung importieren.

    Als einzige Information benötige ich:

    1. Ordner (das wĂŒrde ich manuell machen)
    2. Bemerkung (dies kommt aus dem Dateinamen und funktioniert auch soweit (das einzige unschöne ist die Dateierweiterung)
    3. Datum: hier habe ich das Problem. Ich bekomme es nicht hin, dies vernĂŒnftig zu fĂŒllen. Ich dachte eigentlich, dass dieses aus dem Erstelldatum der Datei kommt – allerdings wird immer das aktuelle Datum genommen.

    Hast Du eine Idee, wie ich beim Import das Datum vernĂŒnftig fĂŒllen kann?

    Viele GrĂŒĂŸe,
    Christian

    Antworten
    • Hi Christian,
      ich denke du könntest nur versuchen, Vorlagen fĂŒr jeden der eingescannten Dokumenttypen zu erstellen (die automatisch das Datum auf dem Dokument erkennen und setzen).
      Ich glaube es gibt keinen Standard-Weg, das Erstelldatum als Dokumenten-Datum zu setzen. Aber ich wĂŒrde vorher den Support von ecoDMS nochmal kontaktieren, ist bestimmt einen Versuch wert 😉

      Beste GrĂŒĂŸe
      Simon

  9. Hallo Simon,

    vielen Dank fĂŒr Deine guten Artikel.
    Mit ist noch nicht ganz klar, ob ich das nicht verstehe oder wo es klemmt.
    Die Vorlagen, die ich erstellt habe, funktionieren soweit auch.
    Allerdings werden Sie nur auf neu gescannte Sachen angewendet, nicht auf Sachen in der Inbox.
    Kann man das irgendwie so einstellen, dass er auch nochmals die Inbox durchsucht?

    Danke und einen guten Start in die neue Woche!
    VG
    Jan

    Antworten
    • Hey Jan,
      einstellen kann man das leider nicht, das lĂ€uft nur wenn das Dokument neu in die Datenbank geschriben wird. Du musst bei den Dokumenten in der Inbox oben Rechts auf “Passende Klassifizierungsvorlage suchen”.
      ecoDMS Passende Klassifizierungsvorlage suchen

      LG
      Simon

  10. Hallo Simon,

    vielen Dank fĂŒr deine Artikel.
    Hat mir sehr geholfen und meine ersten Tests mit ecoDMS sehr erleichtert.

    Hab jetzt nur ein Problem und zwar hab ich mit der Exportfunktion herum getestet und da ist mir aufgefallen, dass ecoDMS den Dateinamen wie folgt zusammen setzt: [DOCID]_[BEMERKUNGSFELDINHALT].pdf

    Mein Problem ist nun, dass ich den ehemaligen/orginalen Dateinamen hier testweise nachtrÀglich von Hand eingetragen habe, da diese weder im automatischen noch manuellen Import gesetzt wird.

    Einstellungen:
    Kein Haken bei Bemerkung in der Vorlage
    Beim Dokumententyp Haken bei Pflichtfeld

    Hoffe du kannst mir Helfen.

    LG

    Dominik

    Antworten
    • Hey Dominik,
      erstmal danke fĂŒr dein Kommentar. Ich habe mich nun nochmal damit beschĂ€ftigt, da die Frage ja schon einmal so Ă€hnlich von Andrea gestellt wurde.
      Ich habe da leider etwas verwechselt. ecoDMS schreibt ĂŒber den Weg mit dem Scaninput Ordner den Dateinamen nicht in das Bemerkungsfeld, auch wenn in der Vorlage “Bemerkung” nicht angehakt ist.

      Was aber funktioniert ist: Das PDF/PDFs direkt per Drag & Drop in den ecoDMS Client (ins Archiv,nicht die Inbox) “fallen lassen”. So wird im Feld “Bemerkung” der Dateiname eingetragen.
      Leider funktioniert so, wenn ich das noch richtig im Kopf habe, die automatische Vorlagen Erkennung nicht mehr (Man mĂŒsste also manuell die Vorlage anwenden).

      Ich werde mal den ecoDMS Support fragen, ob man das mit einer versteckten Funktion bewerkstelligen kann. Das scheint ja ein beliebtes Thema zu werden 🙂

      LG
      Simon

  11. Hallo Simon,

    bin gerade dabei, mich mit ecoDMS anzufreunden.

    Mein grundsĂ€tzliches Problem ist, dass ich, wenn ich die automatische Erkennung ĂŒber die Inbox nutzen möchte, das Bemerkugnsfeld leer bleibt. Ich möchte da aber IMMER den Dateinamen ĂŒbernehmen, inkl. Dateiendung, also z.B. “Lohnbescheinigung_04-2020.pdf”.

    Wenn ich manuell klassifiziere, klappt das auch. Ich rufe mir im Klassifizierungsdialog die passende Vorlage ĂŒber ein TastenkĂŒrzel auf. Alle Klassifizierungsattribute werden so festgelegt, wie in der vorlage definiert, und, da das Bemerkungsfeld nicht definiert wurde, ĂŒbernimmt ecoDMS den Dateinamen inkl. Dateiendung ins Bemerkungsfeld. Super!!

    Geht das in der Inbox nicht? Außerdem muss ich in der Inbox immer den Button “Passende Klassifizierungsvorlage suchen” drĂŒcken, sonst rĂŒhrt sich ecoDMS nicht. Ist das normal?

    Letztendlich sieht meine Vorstellung so aus:
    Ich definiere Vorlagen ĂŒber den Vorlagen Designer. Ich ziehe (oder scanne) mehrere unterschiedliche Dokumente in die Inbox. EcoDMS erkennt im Batchlauf (mit Klick auf “Archivieren”) alle Dokumente automatisch und archiviert sie mit dem Dateinamen in der Bemerkung und fĂŒllt alle weiteren Klassifizierungsattribute gemĂ€ĂŸ den von mir definierten Vorlagen.

    Verlange ich zuviel des Guten?

    Antworten
    • Hi Andrea,
      freut mich zu hören, dass du auch mit ecoDMS so richtig durchstartest :). Zu deinen Fragen:
      1. Ich dachte eigentlich, das sollte so funktionieren ;). In der Vorlage sollte natĂŒrlich bei “Bemerkung” nichts stehen und die Checkbox vor dem Feld “Bemerkung” sollte nicht gesetzt sein, dann sollte hier eigentlich der Dateiname erscheinen. Wenn es auch dann nicht geht, wĂŒrde ich mich vertrauensvoll an den ecoDMS support wenden. Vielleicht haben die ja eine Lösung
      2. Die automatische Anwendung der Vorlagen (auch ohne manuelles zutun) kannst du im Vorlagen-Designer einschalten (Die Checkbox unten links “Wenn erkannt, automatisch 
”, siehe Grundlegendes oben im Artikel)

      So sollte dein Traum in ErfĂŒllung gehen (wie auch mein Eingangspost-Traum ;))

      Ich hoffe das hilft dir weiter.
      LG
      Simon

  12. Hallo,

    vielen Dank fĂŒr die gute ErklĂ€rung.

    Ich habe jedoch eine Frage dazu, wie kann ich eine Vorlage wieder löschen? Dazu findet ich keine BeitrÀge im Internet sowie im Handbuch ist leider auch nichts zu finden.

    Vielen Dank im Voraus.

    MfG

    K. Liebig

    Antworten
  13. Hallo Simon,

    ich möchte die Bemerkung gerne mit zwei bis drei Informationen fĂŒllen.

    1. feststehender Begriff z.B. Lieferantenname
    2. Rechnungsdatum
    3. Rechnungsnummer

    WĂ€re fĂŒr die Bearbeitung nach einem möglichen Dokumentenexport sehr hilfreich.

    Bisher war es mir nur möglich eine Information pro Klassifizierungsfeld auszulesen bzw. anzugeben.

    Hast Du eine Idee wie man das bewerkstelligen kann?

    viele GrĂŒĂŸe
    Philipp

    Antworten
    • Hi Philip,
      das ist meines Wissens nach leider etwas schwieriger. Man könnte versuchen mit Regex in der ecoDMS Vorlage zu arbeiten, um das Rechnungsdatum und die Rechnungsnummer aus dem Dokument heraus zu bekommen.
      Da mir leider kein Weg bekannt ist, die Bemerkung mit einem feststehenden Begriff UND dem Rechnungsdatum und Nummer (REGEX) zu fĂŒllen wĂŒrde ich fĂŒr die Lieferanten verschiedene Unterordner anlegen, und dann Vorlagen in denen genau dieser Lieferantennamen vorkommen muss.

      KlĂ€rt mich gerne auf, wenn jemand mehr zu zusammengesetzten Bemerkungen weiß ?
      (Lieferant könnte man natĂŒrlich auch noch mit Regex auslesen, er mĂŒsste aber dann immer an der selben stelle stehen)

      LG
      Simon

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