Workflow zum Vorlagen erstellen mit ecoDMS

Sobald man mit ecoDMS arbeitet geht eigentlich erst mal der nervige Teil los, das erstellen von Vorlagen. Aber warum nervig? Nun ja, man sollte sich für alle wiederkehrenden Dokumente vorlagen erstellen, damit man nicht jedes Dokument per Hand zuordnen muss.

Also beispielsweise für Lohnabrechnungen, Rechnungen vom Elektronik-Discounter um die Ecke, Versicherungen, Stromanbieter etc. Sobald aber die Vorlage richtig erstellt ist, werden Dokumente die danach eingescannt werden, automatisch zugeordnet und der Betreff und das Datum werden aus dem Dokument ausgelesen.

Da diese aber immer an verschiedenen stellen stehen, muss man sich halt leider für jeden Dokumenten-Aufbau eine Vorlage erstellen… Also unterm strich hat man anfangs etwas mehr arbeit, die sich aber auf alle Fälle lohnt. Um dir diese Arbeit zu erleichtern, habe ich einen Workflow zum Vorlagen erstellen mit ecoDMS erstellt, den ich dir hier vorstellen möchte.

Vorwort zu diesem Workflow

Viele werden sich jetzt denken, warum brauche ich einen Workflow? Ist das ganze wirklich so kompliziert. Eigentlich nicht.

Aber mit der Zeit wird man feststellen, das man viel besserer und viel einfacher Vorlagen erstellen kann, wenn man sich an ein gewisses Muster hält.

Klar kann man einfach drauf los machen. Man wird aber schnell merken dass gewisse Schlagwörter besser sind als andere. Manche Vorlagen sind zu allgemein und werden ständig erkannt, andere werden gar nicht erkannt. Um das zu vermeiden und es von Anfang an richtig zu machen, oder zu verbessern 😉 , dieser Artikel.

Wenn ihr möchtet könnt ihr natürlich auch einen Blick in die Handbücher von ecoDMS werfen. Diese sind auch sehr gut und ausführlich.

Vorlagen Designer starten

Zuerst, starten wir den ecoDMS Vorlagen Designer.

Grundlegenes

Zu aller erst, machen wir mal den Haken bei „Formular Vorlage“ rein. Danach geben wir dem Kind einen Namen, also genauer gesagt der Vorlage ;). Dann noch den Haken bei „Wenn erkannt, automatisch …“ setzen, also vorausgesetzt, ihr wollt diese Vorlage automatisch erkennen lassen.

ecoDMS Klassifizierung der Vorlagen

Jetzt kümmern wir uns erst mal nur um die festen Klassifizierungsattribute.

Ordner festlegen

Nun müsst ihr euch entscheiden, in welchen Ordner diese Dokumente zugeordnet werden. Wenn ihr euch an meine Ordnerstruktur gehalten habt, ist das recht einfach 😉

Dokumentenart festlegen

Hier müssen wir uns entscheiden, ob es sich beispielsweise um eine Rechnung, einen Bescheid oder um eine Information handelt.

Status festlegen

Den Status eines Dokumentes können wir in der Regel anhand der Dokumentenart festlegen. Zum Beispiel würde ich bei Rechnungen den Status immer auf zu Bearbeiten festlegen. Diesen kann man dann auf Erledigt ändern, sobald die Rechnung bezahlt ist.

Schlagwörter festlegen

Nun müssen wir Schlagwörter, also quasi die Kriterien die erfüllt sein müssen, damit die Vorlage automatisch angewandt wird, festlegen. Ich würde euch empfehlen, immer mindestens 2 Kriterien aus den beiden unteren Kategorien nach dem Abschnitt OCR Erkennung überprüfen, anzugeben.

OCR Erkennung überprüfen

Dies ist ein wichtiger, wenn nicht der wichtigste Schritt beim Festlegen der Schlagwörter. Sobald ihr meint, ein geeignetes Schlagwort gefunden zu haben, überprüft ob die Textpassagen richtig erkannt wurden! BEI JEDEM SCHLAGWORT DAS IHR ANGEBT

Wenn ihr also beispielsweise eure Kundennummer als eines der Kriterien angeben wollt, überprüft dies indem ihr die STRG und die rechte Maustaste gedrückt haltet, und einen Kasten um die Kundennummer herum zieht!

Sobald ihr die Maustaste loslasst, habt ihr den erkannten Text in der Zwischenablage und könnt diesen in jedes beliebige Textprogramm einfügen, Beispielweise in Notepad++. Oder einfach im Vorlagen-Designer in das Schlagwort-Feld, oder ins Bemerkungs-Feld (hier wird er automatisch eingefügt, solltet ihr das Bemerkungs-Feld markiert haben).

Sollte es bei der OCR-Erkennung zu Schwierigkeiten kommen, kann euch Regex in ecoDMS weiterhelfen!

Die wichtigsten Schlagwörter / Kriterien

Dokumentenart

So banal wie es klingt, die Dokumentenart sollte auf alle Fälle ein Kriterium für die Vorlage sein. So wird beispielsweise kein Dokument als „Kontoauszug“ klassifiziert, wenn das Wort gar nicht darin vorkommt. Oder ein versehentlich eingescannter Lieferschein der Firma XY wird nicht als „Rechung“ der Firma XY klassifiziert.

Eventuell bleib einem nicht anderes übrig, als über Regex-Ausschlüsse zu arbeiten. Beispielweise könnte man so festlegen, dass es sich um ein Informationsschreiben handelt, wenn keines der Wörter Kontoauszug, Rechnung, Beschied oder Mahnung im Dokument vorkommt.

Kundennummer/Vertragsnummer/Personalnummer/Steuer-Identifikationsnummer

Eine eindeutige Nummer ist immer etwas schönes. Ich denke mal es ist klar, Kundennummern halt bei Rechnungen oder Lieferscheinen, Personalnummer bei Lohnabrechnungen, Steuer-ID bei Steuerbescheiden… Je nachdem was im Dokument vorkommt.

Sollte es bei der OCR-Erkennung dieser Nummern zu Schwierigkeiten kommen beispielsweise wird statt 123058, 123O58 erkannt (in der 2ten Zahlenfolge steht ein O anstatt einer Null), kann euch ebenfalls das in ecoDMS verfügbare Regex weiterhelfen!

Zusätzliche Schlagwörter / Kriterien

Noch ein paar andere Kriterien, die man zusätzlich benutzen kann, falls die Vorlage fälschlicher Weise erkannt wird.

Daten der Gesellschaft

Name des Unternehmens, Teile des Namens, Postanschrift, Postfachnummer, Postleitzahl oder Stadt

Nachname und/oder Vorname

Der eigene Name oder Vorname kann natürlich auch ein Kriterium sein, insbesondere praktisch für sogenannte Ehepartner 😛

Formularfelder anlegen

Nun kommen wir zum spaßigen Teil, den Formularfeldern. Über diese wird zum Beispiel das Datum und die Bemerkung automatisch aus dem Dokument ausgelesen. Aber diese Felder machen natürlich nur sinn, wenn der Dokumenten-Betreff, immer an der selben oder einer ähnlichen Stelle steht.

Natürlich kann man, wie ich in diesem Beispiel, einfach die erste Textpassage nehmen und hoffen, dass an dieser Stelle immer etwas sinnvolles steht. Aber im Regelfall sollte man die Betreffzeile oder die Überschrift eines Dokuments als Formularfeld definieren.

Hinweis: Man sollte immer überlegen, ob das auslesen der Bemerkung überhaupt für diesen Dokumententyp sinn macht. Beispielsweise die Sozialversicherungsmeldungen, wie die Anmeldung oder Abmeldung. Hier muss ich nichts aus dem Dokument auslesen, da mir die Dokumenten-Bemerkung Sozialversicherung – Anmeldung und das Datum vollkommen ausreichen!

Bemerkungs-Feld erstellen

Attribut Bemerkung auswählen

Wenn ihr bei Attribut Bemerkung nicht auswählen könnt, dann ist dieses Feld bereits erstellt worden.

Formularfeld verschieben

Formularfeld anpassen

Angepasstes Formularfeld

Datums-Feld erstellen

Das Datums-Feld erstellen wir genau so, wie das Bemerkungs-Feld, außer dass wir das Attribut Datum anstatt Bemerkung auswählen.

Testen der Formularfeld-Erkennung

Mit einem Klick auf Testen stellen wir jetzt sicher, dass die Formular-Felder so ausgelesen werden, wie wir das wollen.

Erkannte Daten wieder löschen

Nachdem wir die Erkennung getestet haben, ist es sehr wichtig, die Bemerkung wieder herauszulöschen und das Datum wieder auf „Heute“ zu setzen (Doppelklick auf das Datum, Schaltfläche Heute befindet sich unten in der Mitte). Sonst wird jedes Dokument, bei dem die Felder nicht richtig ausgelesen werden können, die Bemerkung „herzlich willkommen….“ und das Datum 2009-09-03 haben!

Hinweise zum Datum

Das Datum aus einem Dokument automatisch auslesen zu lassen, ist manchmal schwierig. Dieses Formular-Feld ist sehr empfindlich und weigert sich zum Beispiel, sobald fälschlicher Weise ein Sonderzeichen im Datum erkannt wurde, hartnäckig, dieses auszulesen. Da kann man leider wenig gegen machen und muss das Datum dann manuell eintragen.

Im „Tagesgeschäft“ ist das nicht ganz so wild, dann steht halt das „Einscann-Datum“ im Dokumenten-Datum. Wenn man allerdings alte Ordner einscannt, kann es zugegebener maßen etwas nervig werden. Ich würde sagen, bei meiner Einscann-Orgie, konnte das Datum in 70% der Dokumente automatisch ausgelesen werden.

Fazit

Kling nach ganz schon viel mist, oder? Ja, anfangs kann das wirklich abschrecken. Das eigentliche Problem an diesem Artikel ist, dass das ganz für mich nicht einfacher zu beschreiben war. Zum Anlegen einer neuen Vorlage, brauche ich im Durchschnitt 3 Minuten.

Also was hier so viel aussieht, ist eigentlich nur der Versuch den Prozess der Vorlagen-Erstellung detailliert, fehlerfrei, vollständig und für Anfänger verständlich, darzustellen. Ich hoffe also, ihr lasst euch von der Länge dieses Artikels nicht abschrecken und seid bald genau so begeistert von ecoDMS wie ich!

Wenn ihr noch Fragen zu ecoDMS oder zu den Vorlagen haben solltet, zögert nicht und schreib ein Kommentar! Oder wenn ihr Fehler gefunden habt, oder andere Idee habt, die ihr unbedingt loswerden wollt, dürft ihr natürlich auch.