Der ecoDMS Vorlagen Designer

Nur ein ganz kurzer Artikel, in dem ganz kurz der Vorlagen Designer von ecoDMS in seinen Grundlagen erklärt wird. Ganz kurz, Wortwiederholung und so…

ecoDMS Vorlagen Designer öffnen

ecoDMS Vorlagen Designer in der Inbox öffnen

Der üblichste Weg, um den Vorlagen Designer zu öffnen, würde ich sage. Es kommt ein Dokument per Post, für welches man gerne ein Vorlage erstellen würde. Also wird es eingescannt. In der Inbox kann man anschließend direkt den Vorlagen Designer öffnen.

Hinweis: Das ganze funktioniert nur, wenn tatsächlich ein Dokument in der Inbox ist!

Vorlagen Designer in der ecoDMS Inbox

ecoDMS Vorlagen Designer im Archiv öffnen

Der 2te Weg, den Vorlagen Designer zu öffnen. Es kommt ein Dokument per Post, aber es wurde schon mal ein Dokument dieser Art eingescannt (Beispielsweise eine Lohnabrechnung). Dann kann man sich vor dem einscannen des Dokuments gleich eine Vorlage erstellen, das Dokument einscannen und gucken ob die Vorlage funktioniert 🙂

Optionsschaltfläche im Vorlagen Designer
ecoDMS mit geöffnetem Vorlagendesigner

Die Schaltfläche VORLAGEN vs VORLAGE SPEICHERN

Die Funktion der beiden Schaltflächen ist, egal wo man diese öffnet, die gleiche.

Schaltfläche VORLAGEN

Vorlagen Button in ecoDMS

Diese Schaltfläche ist zum manuellen Anwenden(zum Beispiel wenn eine Vorlage mal nicht automatisch erkannt wurde), bearbeiten, löschen oder umbenennen der bereits erstellten Vorlagen gedacht.

Wichtiger Hinweis: Wenn man eine bereits erstellte Vorlage, in welche vorm auch immer, verändert (anpassen der Schlagwörter, umbenennen, etc.) muss man alle geöffneten Fenster unbedingt mit Ok bestätigen. Sollte man eines der Fenster nicht mit OK, sondern z.B. mit abbrechen schließen, werden die Änderungen nicht gespeichert!

Schaltfläche VORLAGE SPEICHERN

Vorlagen Speichern Button in ecoDMS

Mit dieser Schaltfläche, kann man sich einen neue Vorlage mit der aktuell geöffneten Datei anlegen.

Vorlagen erstellen

Zu diesem Thema gibt es einen eigenen Artikel auf meiner Seite!

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5 Gedanken zu „Der ecoDMS Vorlagen Designer“

  1. Hey Thomas und Simon,

    kurze Info: ein vorheriges Umwandeln in PDF/A, ggf. über ein Tool über die Kommandozeile, bringt auch der Deutschen Bank bei, mit ecoDMS zusammenzuarbeiten.

    Grüße
    Peter

    Antworten
  2. Hallo!
    Ich zufällig gesehen, daß Du Kontoauszüge von der Deutschen Bank archivierst. Die von der Deutschen Bank zur Verfügung gestellten pdf Auszüge werden fast nicht in OCR erkannt. Eine Suche nach z. B. SEPA bringt 0 Treffer! Hast Du auch das Problem oder wie kann ich es lösen. Noch eine 2. Frage: Wenn ich pdf Dateien in den Scanordner lege oder per drag & drop importiere, dann funktioniert die automatische Zuweisung nicht. Ist das normal? Danke & Gruß

    Antworten
    • Hey Thomas,
      danke für dein Kommentar :). Mit den Kontoauszügen hatte ich auch schon ein paar Probleme. Das ganze verhält sich, wenn ich mich da richtig erinnere, wie folgt:

      • Wenn man das Dokument in den Scan-Ordner legt, wird nochmal per OCR indexiert. Muss man also eigentlich nicht machen, da diese PDFs ja bereits “durchsuchbar” sind
      • Direktes reinziehen in den Client (Per Drag and Drop) verhindert die erneute OCR Erkennung. ABER bei der deutschen Bank steht teilweise wirklich mist in den PDF. Naja was heißt mist, ich vermute mal die Dokumente sind geschützt oder schlecht erstellt.

      Das ganze ist ziemlich einfach nachzustellen: Die PDF im Browser öffnen und das Datum Kopieren -> 3MKMRK2M2M. Die PDF im Adobe Reader öffnen und Datum kopieren -> 30.05.2020. Von daher ist hier leider nichts zu machen, wenn die ecoDMS eigene OCR Erkennung sachen nicht korrekt erkennt… Ärgerlich, aber mir ist kein Weg drum herum bekannt.

      LG
      Simon

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